W ostatnich miesiącach praca zdalna stała się wszechobecna w firmach na całym świecie. Szacuje się, że do kwietnia 47% siły roboczej przeszło z biura do dodatkowej sypialni. Biorąc pod uwagę ciągłe zagrożenie pandemią i pojawiający się trend w kierunku biur hybrydowych, praca zdalna nie zniknie w najbliższym czasie. W rzeczywistości Global Workplace Analytics szacuje, że do końca 2021 r. 25-30% siły roboczej będzie pracować w domu w jakimś charakterze.

Przystosowanie się do nowego stylu pracy nie jest pozbawione wyzwań. Jak wiele międzynarodowych firm chętnie Ci powie, udana zdalna współpraca nie jest łatwa; to wymaga pracy. Ludzie z różnych kultur, w różnych lokalizacjach, przy różnych projektach nie tylko nagle spotykają się i działają jak dobrze naoliwiona maszyna.

Z punktu widzenia menedżera należy zwrócić uwagę na to, kiedy i jak zespoły współpracują. Wymaga to krytycznej oceny czasu bezpośredniego, stosowanej technologii, projektowania wspólnych przestrzeni oraz dostępu i wymiany informacji. To tutaj możesz określić, co zyskujesz, a co tracisz, jeśli chodzi o produktywność i efektywność.

65% osób w wieku powyżej 25 lat z istniejącymi chorobami psychicznymi zgłosiło gorsze zdrowie psychiczne w wyniku COVID-19.

Praca zdalna stanowi wyzwanie dla pracodawców polegające na stworzeniu systemu pracy, który sprzyja dobremu samopoczuciu pracowników i wspiera wzrost.

W tym artykule przyjrzymy się niektórym wyzwaniom związanym ze współpracą zdalną i przedstawimy sposoby ich unikania.

Wyrównaj strefy czasowe

Jeśli pracujesz z zespołami, które znajdują się w różnych strefach czasowych, ważne jest, aby poświęcić czas na połączenie, gdy cały zespół jest online. Może to nie stanowić problemu, jeśli jeden zespół jest w Londynie, a inny we Francji (+1 godzina), ale może stać się blokadą produktywności, jeśli masz zespół w Londynie, a inny w Japonii.

Komunikacja może się opóźnić: wysyłasz wiadomość e-mail, a następnie czekasz do następnego ranka na odpowiedź. Wysyłają odpowiedź, a następnie czekają na Twoją odpowiedź. Wydajność słabnie. Rozwiązanie? Rozłożone godziny pracy.

Zespół z Londynu przyjeżdża wcześnie, Tokio zostaje późno. Nie musi to odbywać się codziennie; nawet kilka dni w tygodniu to doskonałe miejsce na rozpoczęcie doskonalenia przepływu komunikacji.

Pracujcie razem nad zawartością

Podczas pracy z zespołami w innych lokalizacjach cenne jest wspólne omawianie aktualizacji projektów, nowych inicjatyw i punktów spornych. Istnieje mnóstwo rozwiązań do udostępniania ekranu, dzięki czemu możesz pokazać innym, nad czym pracujesz, i dyskutować o tym w tym samym czasie.

Osobiście próbowaliśmy wielu z nich, ale po prostu w ogóle nie rozwiązały naszych problemów. Widzieliśmy swoje treści, ale brakowało nam kontekstu. Przerzucaliśmy dokumenty w tę iz powrotem, aż stało się to nieczytelne.

Dlatego stworzyliśmy Montage, nasz własny bezprzewodowy system prezentacji. Każdy, w dowolnym miejscu, może połączyć się ze spotkaniem i udostępniać swój ekran, zawartość, kamerę internetową i dźwięk na wyświetlaczu w naszym pokoju konferencyjnym; mogą również zobaczyć nasze treści. Prowadzący nie spędzają już połowy spotkania na próbach uzyskania dostępu do swoich plików, a uczestnicy nie przegapią żadnej treści ani kontekstu; faktycznie pracujemy razem.

Pielęgnuj zaufanie

W obliczu perspektywy pracy zdalnej wielu menedżerów zapyta: „skąd mam wiedzieć, że moi pracownicy pracują?”. Odpowiedź brzmi: skąd wiesz, że teraz pracują?

Aby praca zdalna odniosła sukces, firmy muszą wspierać atmosferę zaufania, wzmocnienia pozycji i przejrzystości. Niektórzy sugerowali, że w odpowiedzi na zmieniające się wzorce pracy i zatrudnienia nadszedł czas na zawarcie nowej umowy społecznej między pracodawcą a pracownikiem. Przestarzały pomysł osób siedzących przy biurku w godzinach 9-17 nie odpowiada już rzeczywistej wydajności firmy. Teraz chodzi o to, jak ludzie pracują, a nie o to, jak długo.

Wielu liderów branży podąża za tym tokiem myślenia, a firmy takie jak Netflix i Gitlab przyjmują bardziej zniuansowane podejście do dnia pracy. Pracownicy serwisu Netflix mogą swobodnie wybierać, nad czym pracują, i spędzać tyle wakacji, ile potrzebują. Podobnie, całkowicie zdalne zespoły Gitlab cieszą się dniem roboczym wypełnionym impulsami wolnego czasu, wybierając asynchroniczną komunikację (w formie nagranych wiadomości wideo) w przeciwieństwie do standardowych połączeń na żywo „na żywo”. Ostatecznie firmy te zdają sobie sprawę z wartości uwolnienia swoich pracowników z okowów sztywnego establishmentu. Zaangażowani pracownicy to produktywni pracownicy.

Inteligentne przechowywanie danych

W dzisiejszym środowisku pracy niezbędne jest przechowywanie zasobów w miejscu, do którego każdy ma dostęp. Próba znalezienia załącznika lub pliku jest frustracją, bez której każdy może się obejść. Jeśli występuje różnica stref czasowych, jest to jeszcze bardziej destrukcyjne; nie mogą zadzwonić i skontaktować się z głównym biurem, ponieważ wszyscy poszli do domu 4 godziny temu!

Aplikacje takie jak Sharepoint, Dysk Google i Dropbox przechowują wszystko w jednym miejscu. Nasze rozwiązanie do sal konferencyjnych Launcher zostało opracowane w celu łatwego dostępu do tych aplikacji podczas korzystania z ekranu wyświetlacza w sali konferencyjnej. Ponadto wbudowane funkcje bezpieczeństwa oznaczają, że dane są usuwane po prezentacji.

Zachowaj przejrzystość

Przejrzystość jest kluczem do zdalnej współpracy. Kiedy jesteś obok siebie, łatwo jest zobaczyć i usłyszeć, nad czym pracują inni. Kiedy jesteś zdalny, jest inaczej.

Korzystanie z narzędzi takich jak I Done This, Montage for Teams, Asana lub Trello do sprawdzania stanu projektu ułatwia wszystkim sprawdzenie, co robią inni. W ten sposób cały zespół jest w pętli, a współpraca zdalna jest o wiele bardziej użyteczna niż łańcuch 30 wiadomości e-mail rozłożonych w ciągu tygodnia.

Liczenie czasu na twarz

Może to być raz w tygodniu lub nawet raz w miesiącu, ale maksymalizacja wartości współpracy twarzą w twarz ostatecznie sprawi, że zespoły będą bardziej połączone i zsynchronizowane z tym, co się dzieje. 92% ankietowanych przyznało się do wielozadaniowości podczas spotkań. Chociaż wszyscy jesteśmy tego winni, prawdziwym winowajcą są często nieskuteczne lub źle zorganizowane spotkania.

Dzięki DisplayNote Launcher rozpoczęcie prezentacji lub rozmowy jest tak proste, jak przywitanie. Treści można bezproblemowo udostępniać za pośrednictwem aplikacji, z których Twój zespół korzysta na co dzień. Ponadto użytkownicy mogą uruchamiać połączenia na ekranie sali konferencyjnej w zaciszu własnego urządzenia osobistego ze zdalnym logowaniem 365. Czy jesteś gotowy, aby uzyskać więcej ze swoich spotkań?

Odkryj zalety Launchera w Twojej firmie dzięki bezpłatnej wersji próbnej

o autorze
Ten artykuł został napisany przez Julie Adams, specjalistę ds. Treści w DisplayNote. Julie jest pisarką i zagorzałą wielbicielką nauki, psychologii i muzyki. Ten artykuł został po raz pierwszy opublikowany w DisplayNote .