Ten artykuł został napisany przez Julie Adams, specjalistkę ds. treści w DisplayNote .

Nic dziwnego, że w ciągu ostatniego roku zmniejszyła się liczba podróży służbowych. Ale to, co może być zaskoczeniem, to fakt, że sugeruje się, że ten spadek będzie trwał nawet po złagodzeniu ograniczeń w podróżowaniu. Niedawny sondaż opublikowany przez YouGov wykazał, że tylko jedna trzecia ulotek biznesowych spodziewa się powrotu do tego samego poziomu podróży lotniczych, co przed pandemią koronawirusa.

Zamiast tego wiele organizacji przejdzie na organizację spotkań „wirtualnych” lub „hybrydowych”, tj. takich, w których niektórzy uczestnicy dołączają osobiście, a inni łączą się za pośrednictwem platformy wideokonferencyjnej. Przyglądamy się zaletom i wadom trendu polegającego na mniejszej liczbie podróży służbowych i większej liczbie wirtualnych spotkań.

Jakie są zalety wirtualnych spotkań?

1. Mniejsze wydatki na podróże i wydatki w całej organizacji
Mniej podróży oznacza mniejsze wydatki na takie rzeczy jak loty, zakwaterowanie, jedzenie i catering. Są to pieniądze, które zamiast tego można ponownie zainwestować w organizację na badania i rozwój, zatrudnianie, rozwój osobisty i zasoby.

2. Większa dostępność dla wszystkich pracowników w kontaktach z klientami i współpracownikami w innych lokalizacjach
Podczas gdy wirtualne spotkania mogą stracić intymność i produktywność mniejszych, osobistych spotkań, umożliwiają one dzielenie się pomysłami wśród szerszej publiczności, zwiększając uczestnictwo i wkład w projekt. .

Bezprzewodowe narzędzia do udostępniania, takie jak Broadcast, oznaczają, że prezenterzy mogą udostępniać swój ekran urządzeniom wszystkich uczestników, niezależnie od lokalizacji.

3. Bardziej integracyjne miejsca pracy dla osób, które nie mogą podróżować
Spotkania wirtualne są bardziej dostępne dla wszystkich, którzy muszą tam być – niezależnie od tego, czy dołączają z domu, czy z innego kraju. Zwiększa to uczestnictwo osób, które mogą doświadczać ograniczeń w podróżowaniu z powodu złego stanu zdrowia, opieki nad dziećmi, ograniczeń finansowych lub upośledzonej mobilności. . W przypadku firm o zglobalizowanej sile roboczej dobra polityka spotkań wirtualnych zapewnia wyrównanie w komunikacji i ułatwia integrację między zespołami.

4. Przyjazny dla środowiska!
Nie jest tajemnicą, że podróżowanie, zwłaszcza samolotem, jest jednym z istotnych czynników przyczyniających się do globalnej emisji CO2. Decyzja o przeprowadzeniu wirtualnego spotkania zamiast podróży to proaktywny sposób na zmniejszenie śladu węglowego firmy. Jest to znaczący sposób na zwiększenie ogólnie zrównoważonych praktyk biznesowych.

Jakie są wady wirtualnych spotkań?

1. Mniej kontaktów twarzą w twarz z klientami i współpracownikami
Chociaż wszyscy uwielbiamy nosić spodnie do biegania na spotkania wirtualnego zespołu, rozmowy wideo mają trudności z naśladowaniem bogactwa spotkań twarzą w twarz. Tylko 16% osób zgłosiło, że chciałoby pożegnać się z urzędem na dobre. Dlaczego? Ponieważ wszyscy jesteśmy uzależnieni i rozwijamy się w interakcjach z innymi – czy to w celach współpracy, czy też społecznych.

Firmy będą musiały znaleźć sposoby, aby zapewnić zespołom i klientom możliwość budowania dobrych relacji – może to oznaczać okazjonalne spotkania twarzą w twarz lub planowanie określonych godzin rozmów towarzyskich.

2. Trudne do zorganizowania
Dla moderatorów wirtualne spotkania mogą okazać się trudne w zarządzaniu, ponieważ nie można polegać na tym, że wszyscy mają dostęp do tej samej technologii spotkań lub zasobów fizycznych. Eksperci od zdalnej pracy zespołowej często zalecają przyjęcie tej zasady: jeśli ktokolwiek jest wirtualny, każdy jest wirtualny; co oznacza, że każde spotkanie ze zdalnymi uczestnikami powinno być w całości przeniesione do wirtualnej przestrzeni spotkań.

3. Trudności techniczne
Kwestie technologiczne – czy to połączenia audio, wizualne czy internetowe – są podstępne, jeśli chodzi o spotkania hybrydowe. Zabierają czas, obniżają wpływ treści i zmniejszają zaangażowanie.

Powiązaną kwestią jest również współdziałanie wideokonferencji — nie ma jednej zunifikowanej platformy wideo, z której wszyscy korzystamy. Wiele platform nadal nie może się ze sobą komunikować (chociaż Zoom i Teams poczynili postępy w tej kwestii na początku tego roku). Oznacza to, że musisz polegać na tym, że wszyscy uczestnicy są zaznajomieni z platformą wideo, z której chcesz korzystać, lub alternatywnie, że sala konferencyjna jest wyposażona do obsługi platformy, z której wolą korzystać.

To jest coś, co braliśmy pod uwagę podczas projektowania naszego rozwiązania do sali konferencyjnej Launcher. Z Launcherem zainstalowanym na ekranie sali konferencyjnej, możesz łatwo uruchomić zaplanowane połączenie jednym naciśnięciem przycisku, niezależnie od platformy. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans...Launcher współpracuje z narzędziami, z którymi pracujesz.

4. Mniej atrakcyjne dla osób chcących podróżować
Często podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydaci zadają pytanie o możliwości podróży. Dla wielu, zwłaszcza absolwentów, możliwość odwiedzenia nowych miast i miejsc to ekscytująca zaleta pracy w niektórych firmach. Organizacje mogą być zmuszone do znalezienia nowych sposobów na zachęcenie kandydatów do pracy i stworzenia atrakcyjnej kultury pracy, która nie wiąże się z podróżami.

Jak firmy mogą zastąpić podróże służbowe?

1. Korzystaj z wirtualnych przestrzeni konferencyjnych
Podobnie jak branża edukacyjna i rozrywkowa znalazła sposób na prowadzenie sesji online, zobaczymy firmy oferujące „wirtualne” przestrzenie konferencyjne na większe spotkania i wydarzenia.

2. Zainwestuj w hybrydowe miejsca spotkań meeting
Stół do sali konferencyjnej z kilkoma krzesłami już nie będzie go przycinać, jeśli chodzi o przyszłe biuro. Przy mniejszej liczbie podróży służbowych i większej liczbie pracowników decydujących się na pracę z domu przynajmniej przez część czasu, przestrzenie konferencyjne będą musiały być wyposażone w taki sposób, aby ułatwić spotkania w trybie hybrydowym.

Launcher do sali konferencyjnej działa jako interfejs do wyświetlania w sali konferencyjnej. Po zainstalowaniu Launchera pracownicy mogą wejść do dowolnego miejsca spotkań i natychmiast rozpocząć rozmowy wideo, kalendarze i aplikacje. Uczestnicy mogą również logować się na swoich osobistych urządzeniach za pomocą aplikacji mobilnej Launcher — integracja z kontami 365 i Google ułatwia dostęp do rozmów wideo, kalendarzy i treści na dowolnym ekranie, w dowolnym pomieszczeniu.