Tento článek napsal Julie Adams, odborník na obsah ve společnosti DisplayNote .

Není žádným překvapením, že se obchodní cesty za poslední rok zmenšily. Ale co by mohlo být překvapením, je, že tento pokles by měl trvat i poté, co se uvolní cestovní omezení. Nedávný průzkum zveřejněný společností YouGov zjistil, že pouze třetina obchodních letců očekává návrat na stejnou úroveň letecké dopravy jako před pandemií koronaviru.

Místo toho mnoho organizací přejde na pořádání „virtuálních“ nebo „hybridních setkání“, tj. Těch, kde se někteří účastníci připojí osobně a jiní se připojí prostřednictvím platformy pro videokonference. Podíváme se na výhody a nevýhody, které přicházejí s trendem méně obchodních cest a více virtuálních schůzek.

Jaké jsou výhody virtuálních schůzek?

1. Méně výdajů na cestování a výdaje napříč organizací
Méně cestování znamená méně výdajů na věci, jako jsou lety, ubytování, jídlo a stravování. Jsou to peníze, které lze místo toho reinvestovat zpět do organizace pro výzkum a vývoj, nábor, osobní rozvoj a zdroje.

2. Lepší přístupnost pro všechny zaměstnance k interakci s klienty a kolegy v jiných lokalitách
Zatímco virtuální schůzky mohou postrádat intimitu a produktivitu menších osobních schůzek - umožňují sdílení myšlenek mezi širším publikem, zvyšují účast a přispívají.

Díky nástrojům pro bezdrátové sdílení, jako je Broadcast, mohou přednášející sdílet svou obrazovku se zařízeními všech účastníků bez ohledu na polohu.

3. Inkluzivnější pracoviště pro ty, kteří nemohou cestovat
Virtuální schůzky jsou přístupnější pro každého, kdo tam musí být - ať už se připojí z domova nebo z jiné země. To zvyšuje účast těch, kteří mohou mít omezení cestování kvůli věcem, jako je špatné zdraví, péče o děti, finanční omezení nebo zhoršená pohyblivost. A pro společnost s globalizovanou pracovní silou vytváří dobré zásady pro virtuální schůzky soulad v komunikaci a usnadňuje integraci mezi týmy.

4. Šetrný k životnímu prostředí
Není žádným tajemstvím, že cestování, zejména letecky, je jedním z významných přispěvatelů ke globálním emisím CO2. Rozhodnout se místo cestování uspořádat virtuální schůzku je proaktivní způsob, jak snížit uhlíkovou stopu společnosti. Je to významný způsob, jak učinit obchodní praktiky celkově udržitelnější.

Jaké jsou nevýhody virtuálních schůzek?

1. Méně osobního kontaktu s klienty a kolegy
Stejně jako my všichni rádi nosíme běžecké kalhoty na schůzky virtuálních týmů, videohovory se snaží napodobit bohatost osobních setkání. Pouze 16% lidí uvedlo, že by se chtěli s úřadem nadobro rozloučit. Proč? Protože jsme všichni závislí a prospíváme interakcím s ostatními - ať už pro účely spolupráce nebo pro sociální účely.

Společnosti budou muset najít způsoby, jak zajistit, aby týmy a klienti měli příležitost budovat dobré vztahy-to může znamenat pořád občasná osobní setkání nebo naplánování konkrétních časů pro sociální hovory.

2. Obtížné na organizaci
Pro facilitátory může být správa virtuálních schůzek obtížná, protože se nemůžete spolehnout na to, že všichni budou mít přístup ke stejné technologii schůzek nebo fyzickým zdrojům. Odborníci na vzdálenou týmovou práci často doporučují přijmout toto pravidlo: pokud je někdo virtuální, každý je virtuální; což znamená, že jakákoli schůzka se vzdálenými účastníky by měla být přesunuta zcela do virtuálního prostoru pro schůzky.

3. Technické potíže
Technologické problémy - ať už jde o zvukové, vizuální nebo internetové připojení - jsou zákeřné, pokud jde o hybridní schůzky. Zabírají čas, snižují dopad obsahu a snižují zapojení.

Interoperabilita videokonferencí je také souvisejícím problémem - neexistuje žádná jednotná platforma videa, kterou všichni používáme. A mnoho platforem mezi sebou stále nemůže komunikovat (ačkoli Zoom a Teams se v tomto problému na začátku letošního roku posunuli). To znamená, že se musíte spoléhat na to, že vaši účastníci budou obeznámeni s video platformou, kterou se rozhodnete použít, nebo alternativně, že vaše zasedací místnost je vybavena tak, aby zvládla platformu, kterou raději používají.

Na to jsme při navrhování našeho řešení zasedací místnosti Launcher mysleli. S nainstalovaným spouštěčem na obrazovce zasedací místnosti můžete snadno zahájit naplánovaný hovor pouhým stisknutím tlačítka, bez ohledu na platformu. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher pracuje s nástroji, se kterými pracujete.

4. Méně atraktivní pro jednotlivce, kteří chtějí cestovat
Uchazeči si často na pracovním pohovoru položí otázku možností cestování. Pro mnoho, zejména absolventů, je šance navštívit nová města a místa vzrušující výhodou práce pro určité společnosti. Organizace možná budou muset najít nové způsoby, jak nalákat kandidáty na pracoviště a vytvořit působivou kulturu pracoviště, která nezahrnuje cestování.

Jak mohou společnosti nahradit služební cesty?

1. Využijte virtuální konferenční prostory
Stejně jako vzdělávací a zábavní průmysl našel způsob, jak pořádat relace online, uvidíme společnosti nabízející „virtuální“ konferenční prostory pro větší schůzky a akce.

2. Investujte do hybridních konferenčních prostor
Stůl do zasedací místnosti s několika židlemi se už nebude týkat budoucí kanceláře. Vzhledem k menšímu počtu služebních cest a většímu počtu zaměstnanců, kteří se rozhodnou pracovat alespoň na čas z domova, bude nutné vybavit konferenční prostory, které usnadní hybridní schůzky.

Řešení zasedacích místností spouštěče funguje jako rozhraní pro zobrazení zasedací místnosti. S nainstalovaným Launcherem mohou zaměstnanci vstoupit do jakéhokoli prostoru pro schůzky a okamžitě spouštět videohovory, kalendáře a aplikace. Účastníci se také mohou přihlásit prostřednictvím svých osobních zařízení pomocí mobilní aplikace Launcher - integrace s účty 365 a Google usnadňuje přístup k videohovorům, kalendářům a obsahu na jakékoli obrazovce a v jakékoli místnosti.