In de afgelopen maanden is werken op afstand alomtegenwoordig geworden voor bedrijven over de hele wereld. Naar schatting 47% van het personeelsbestand was in april overgestapt van het kantoor naar de logeerkamer. Gezien de aanhoudende dreiging van de pandemie en de opkomende trend naar hybride kantoren, zal werken op afstand niet snel verdwijnen. Global Workplace Analytics schat zelfs dat tegen het einde van 2021 25-30% van de beroepsbevolking in zekere mate vanuit huis zal werken.

Aanpassen aan deze nieuwe stijl van werken is niet zonder uitdagingen. Zoals veel internationale bedrijven u graag vertellen, is succesvolle samenwerking op afstand niet eenvoudig; het kost werk. Mensen uit verschillende culturen, op verschillende locaties, op verschillende projecten komen niet zomaar ineens samen en functioneren als een geoliede machine.

Vanuit het perspectief van een manager moet je letten op wanneer en hoe teams samenwerken. Dit vereist een kritische evaluatie van face-to-face tijd, de gebruikte technologie, het ontwerp van gedeelde ruimtes en de toegang tot en het delen van informatie. Hier identificeert u wat er wordt gewonnen en verloren in termen van productiviteit en efficiëntie.

65% van de 25-plussers met bestaande psychische aandoeningen meldde een slechtere geestelijke gezondheid als gevolg van COVID-19.

Werken op afstand is een uitdaging voor werkgevers om een werksysteem te creëren dat het welzijn van werknemers bevordert en de groei ondersteunt.

In dit artikel onderzoeken we enkele van de uitdagingen van samenwerking op afstand en geven we inzicht in hoe u deze kunt vermijden.

Lijn tijdzones uit

Als u werkt met teams die zich in verschillende tijdzones bevinden, is het cruciaal om tijd vrij te maken voor verbinding wanneer uw hele team online is. Dit is misschien geen probleem als het ene team in Londen is en het andere in Frankrijk (+1 uur), maar het kan een productiviteitsblokkering worden als je een team in Londen hebt en een ander in Japan.

Communicatie kan vertraging oplopen: je stuurt een e-mail en wacht dan tot de volgende ochtend op antwoord. Ze sturen een antwoord en wachten vervolgens op uw antwoord. Efficiëntie wordt verwaterd. De oplossing? Gespreide werktijden.

Het Londense team komt vroeg binnen, Tokio blijft laat. Dit hoeft niet elke dag te zijn; zelfs een paar dagen per week is een uitstekende plek om uw communicatiestroom te verbeteren.

Werk samen aan inhoud

Wanneer je met teams op andere locaties werkt, is het waardevol om gezamenlijk projectupdates, nieuwe initiatieven en knelpunten te bespreken. Er is een overvloed aan oplossingen voor het delen van schermen, zodat u aan anderen kunt laten zien waar u aan werkt en tegelijkertijd dingen kunt bespreken.

Persoonlijk hebben we er veel geprobeerd, maar ze hebben onze problemen helemaal niet opgelost. We zagen elkaars inhoud maar misten de context. We herhaalden documenten heen en weer totdat ze niet meer te ontcijferen waren.

Daarom hebben we Montage gemaakt, ons eigen draadloze presentatiesysteem. Iedereen, waar dan ook, kan verbinding maken met een vergadering en hun scherm, inhoud, webcam en audio delen op onze vergaderruimtedisplay; ze kunnen ook onze inhoud zien. Presentatoren besteden niet langer de helft van de vergadering aan het proberen toegang te krijgen tot hun bestanden, en deelnemers missen geen inhoud of context; we werken echt samen.

Creëer vertrouwen

Geconfronteerd met het vooruitzicht van werken op afstand, zullen veel managers zich afvragen: 'hoe weet ik of mijn medewerkers werken?'. Het antwoord is: hoe weet u dat ze nu aan het werk zijn?

Om werken op afstand te laten slagen, moeten bedrijven een sfeer van vertrouwen, empowerment en transparantie creëren. Sommigen hebben gesuggereerd dat, als reactie op de veranderende patronen van werk en werkgelegenheid, het nu tijd is om een nieuw sociaal contract tussen werkgever en werknemer te sluiten. Het verouderde idee van individuen die van 9-5 aan een bureau zitten, is niet langer gelijk aan de werkelijke output van een bedrijf. Het gaat er nu om hoe mensen werken, in tegenstelling tot hoe lang.

Veel marktleiders volgen deze manier van denken, waarbij bedrijven als Netflix en Gitlab de werkdag genuanceerder benaderen. Bij Netflix zijn medewerkers vrij om te kiezen waaraan ze werken en nemen ze zoveel vakanties op als ze nodig hebben. Evenzo genieten de volledig afgelegen teams van Gitlab van een werkdag vol met uitbarstingen van vrije tijd, waarbij ze kiezen voor asynchrone communicatie (in de vorm van opgenomen videoboodschappen) in tegenstelling tot de standaard 'persoonlijke' live-oproepen. Uiteindelijk beseffen deze bedrijven de waarde van het bevrijden van hun personeel uit de ketenen van het starre establishment. Betrokken medewerkers zijn productieve medewerkers.

Slimme gegevensopslag

In de huidige werkomgeving is het essentieel om bronnen op te slaan op een locatie waar iedereen toegang toe heeft. Worstelend om een bijlage of bestand te vinden, is een frustratie waar iedereen zonder kan. Als er een tijdzoneverschil is, is het zelfs nog meer verstorend; ze kunnen niet bellen om contact op te nemen met het hoofdkantoor omdat iedereen 4 uur geleden naar huis is gegaan!

Applicaties zoals Sharepoint, Google Drive en Dropbox houden alles bij elkaar op één plek. Onze Launcher-oplossing voor vergaderruimten is ontwikkeld om gemakkelijk toegang te krijgen tot deze toepassingen wanneer u het weergavescherm van de vergaderruimte gebruikt. Bovendien zorgen de ingebouwde beveiligingsfuncties ervoor dat uw gegevens na de presentatie worden gewist.

Houd het transparant

Transparantie is de sleutel voor samenwerking op afstand. Als je zij aan zij bent, kun je gemakkelijk zien en horen waar anderen aan werken. Als je op afstand bent, is het anders.

Door tools zoals I Done This, Montage for Teams, Asana of Trello te gebruiken om de status van een project te controleren, kan iedereen gemakkelijk zien wat iedereen doet. Op die manier is uw hele team op de hoogte en voelt samenwerken op afstand veel nuttiger dan een e-mailketen van 30 berichten verspreid over een week.

Zorg dat Face-Time telt

Het kan één keer per week zijn, of zelfs één keer per maand, maar door de waarde van face-to-face samenwerking te maximaliseren, voelen teams zich uiteindelijk meer verbonden en gesynchroniseerd met wat er gebeurt. 92% van de ondervraagde respondenten gaf toe aan multitasking tijdens vergaderingen. Hoewel we hier allemaal schuldig aan zijn, zijn de echte boosdoeners vaak ondoelmatige of slecht georganiseerde bijeenkomsten.

Met DisplayNote Launcher is het starten van een presentatie of gesprek net zo eenvoudig als hallo zeggen. Content kan naadloos worden gedeeld via de apps die uw team dagelijks gebruikt. Bovendien kunnen gebruikers oproepen starten op het scherm van de vergaderruimte vanuit het comfort van hun persoonlijke apparaat met 365-login op afstand. Ben je klaar om meer uit je meetings te halen?

Ontdek de voordelen van Launcher in uw bedrijf met een gratis proefperiode

Over de auteur
Dit artikel is geschreven door Julie Adams, een contentspecialist bij DisplayNote. Julie is een schrijver en een fervent bewonderaar van wetenschap, psychologie en muziek. Dit artikel is voor het eerst gepost op DisplayNote .