Werken op afstand, thuiswerken, werken op afstand; hoe je het ook zegt - het thuiskantoor is hier om te blijven (voorlopig in ieder geval). Gezien de snelheid waarmee bedrijven zich hebben moeten aanpassen aan dit werkmodel, is het niet verwonderlijk dat 97% van de bedrijfsleiders een versnelling van de digitale transformatie heeft gemeld als gevolg van de pandemie.

"Net als de rest van de wereld heeft Groot-Brittannië twee jaar digitale transformatie meegemaakt in de eerste twee maanden van lockdown." Cindy Rose, CEO van Microsoft UK

Dit is toch goed? Nou ja, digitale transformatie wordt algemeen erkend als positief op de werkplek. Er wordt gedacht dat het de klantervaring transformeert, datagestuurde inzichten biedt, de samenwerking tussen medewerkers verbetert en de flexibiliteit en innovatie vergroot. Dit klinkt allemaal geweldig, maar om digitale transformatie succesvol te laten verlopen, moet het op elk niveau van het bedrijf worden geïmplementeerd en toegepast. Gezien de natuurlijke neiging van mensen om bang te zijn voor verandering, kan dit een uitdaging zijn.

60% van de professionals voelt zich niet uitgerust voor verandering (IBM Report)

2020: een wereldwijde test voor werken op afstand

Vóór de pandemie verbood 50% van de internationale bedrijven werken op afstand. Snel vooruit naar april, en naar schatting 48% werkte nu vanuit huis. Bemoedigend is dat 68% van de respondenten in een wereldwijde enquête een positieve thuiswerkervaring rapporteerde, waarbij 57% meer productiviteit rapporteerde dan op kantoor (Global Workplace Analytics).

Deloitte's Millennial Survey 2017 vond een sterke relatie tussen werken op afstand en een beter personeelsbehoud. Een hoger retentiepercentage betekent een lager personeelsverloop.

Om op de langere termijn werken op afstand te laten slagen, moet er echter een infrastructuur komen, zowel wat de bedrijfscultuur als de processen betreft. Er moet een naadloze en goed gestructureerde technologiestack zijn om succesvol werken op afstand mogelijk te maken.

Een combinatie van hardware en software zal uiteindelijk uw werk op afstand creëren: maar de programma's die u kiest, zullen sterk afhangen van het soort werk dat u doet. Deze kernoverwegingen zullen gelden voor alle bedrijven:

• Beheer
• Communicatie
• Project management
• Gegevens en beveiliging
• Aanwerving en ontwikkeling van medewerkers

We hebben een korte technische gids gemaakt voor de software die er is om werken op afstand in uw bedrijf te ondersteunen:

Waar is het dossier?

Amazon Web Services (AWS), opgericht in 2006, is zeer populair bij bedrijven vanwege de zeer aanpasbare en geïntegreerde services. De verschillende prijsopties bieden flexibiliteit voor bedrijven van verschillende grootte, met een overvloed aan branchespecifieke diensten, van gezondheid tot productie.

Google

Of u nu documenten, presentaties of spreadsheets maakt, de volledig cloudgebaseerde reeks hulpprogramma's van Google werkt naadloos in de browser. Door te focussen op UX en toegankelijkheid, kunnen gebruikers de toegang beheren en gemakkelijk bewerkingen van andere teamleden in documenten volgen. Ze bieden standaard 15 GB gratis opslagruimte.

Microsoft

Evenzo is SharePoint een gemakkelijke manier om op afstand samen te werken tussen documenten met behulp van uw 365-accounts. Hoewel ze in wezen dezelfde service bieden als Google, zijn hun benaderingen behoorlijk verschillend. Waar Google erg gefocust is op persoonlijke gebruikerservaring, richt Microsoft zich op ondernemingen - wat misschien de one-foot-in-one-foot-out benadering van cloud computing verklaart. Fysieke programma's maken nog steeds een groot deel uit van hun bedrijfsmodel.

Wat u ook verkiest, DisplayNote Launcher werkt met 's werelds populairste samenwerkings- en productiviteitstools, voor naadloos delen van inhoud tijdens persoonlijke vergaderingen.

'Is dit gebeurd?'

Teams op afstand beheren is een uitdaging. Waar u zich eenvoudig kunt omdraaien en iemand op kantoor kunt vragen naar de status van een project, is dit op afstand doen meer tijdrovend en ingrijpend voor beide partijen. Online taakbeheerders zijn een geweldige manier om alle huidige taken en hun voortgang in de gaten te houden. Visuele tools maken prioriteiten mogelijk en helpen het team op koers te houden.

Trello

Deze app voor taakbeheer is populair vanwege het gebruiksgemak, de aanpasbaarheid en de visuele aantrekkingskracht. Workflow is visueel georganiseerd in een Scrum-stijl lay-out met behulp van kanbanborden, lijsten en kaarten. De butlerfunctie maakt de automatisering van bepaalde taken mogelijk en wijst op inefficiënties.

ClickUp

Net als Trello in de natuur, is ClickUp een cloudgebaseerde projectbeheertool voor bedrijven van elke omvang. Functies omvatten communicatie- en samenwerkingstools, taakstatussen, waarschuwingen en taakbalk. Nogmaals, ClickUp is zeer toegankelijk en gemakkelijk te gebruiken. Voor zowel Trello als ClickUp hebben gebruikers echter opgemerkt dat de desktopversie beter werkt dan de mobiele versie.

SharePoint-taken

Deze service is misschien tot op zekere hoogte onder de radar, maar na de facelift in 2013 is SharePoint Tasks een logische keuze voor degenen die al 365 en andere Microsoft-producten gebruiken. Het mooie zit in de tijdlijn: ruimtes kunnen worden aangepast aan de behoeften van het team of de afdeling, met bestanden en documenten die direct kunnen worden toegevoegd aan taken in de taakvolger. Let op, dit voelt formeler aan dan de andere apps, maar dit kan de voorkeur hebben op basis van uw branche en teamstructuur.

TER INFO; BRB

Communicatie : de lijm die ons allemaal bindt, en misschien wel het element dat het meest wordt beïnvloed door werken op afstand. Maar vrees niet, er zijn tal van slimme tools die er zijn om uw teams verbonden te houden (zelfs op afstand).

Slap

Deze extreem populaire samenwerkingssoftware is bedoeld om e-mail te vervangen en directe en georganiseerde communicatie in uw bedrijf mogelijk te maken. Slack kan worden geïntegreerd met MS Exchange en Google Drive voor het naadloos delen van inhoud binnen uw bedrijf. Met de introductie van videogespreksfuncties lijkt het erop dat ze ook proberen te concurreren binnen de UC-markt.

Chanty

Chanty is het beste voor kleine tot middelgrote teams en is een AI-aangedreven instant messaging-app die teams verbonden houdt. De Teambook-functie organiseert alle gesprekken, taken en bestanden in specifieke mappen.

Microsoft Teams

Teams zijn sterk geïntegreerd met de andere Microsoft Office-apps, waardoor het goed geschikt is voor degenen die al andere Microsoft-producten gebruiken. Gebruikers kunnen documenten in realtime openen, delen en bewerken of audio-, video- of webconferenties hosten. De interface is netjes en gecompartimenteerd, maar heeft een meer formele uitstraling dan Slack, wat een meer informele en open conversatie kan belemmeren.

'Kan je me horen?'

Deze mobielvriendelijke, zelfstandige UC biedt handige functies zoals schermopname en transcriptie. De GoToWebinar- en GoToTraining-functies vergemakkelijken grotere zakelijke evenementen, zowel intern als extern. Standaardvergaderingen bieden plaats aan maximaal 250 deelnemers en de Businessplan-laag biedt plaats aan maximaal 3.000 deelnemers.

Cisco WebEx

Cisco Webex (voorheen WebEx) kan worden beschouwd als de peetvader van videoconferenties. Opgericht in 1995, in wat zou kunnen worden omschreven als het gouden tijdperk van thuiscomputers, werd het later in 2007 gekocht door Cisco. Sindsdien is het voornamelijk een bedrijf gericht op web- en videoconferenties. Maar vandaag biedt Cisco Webex nu een volledig functionerende suite met digitale tools, vergelijkbaar met Microsoft Teams.

Zoom

Zoom heeft het afgelopen jaar als geen ander de aandacht van de markt getrokken en heeft met succes een plaats veroverd in de klas en bedrijven dankzij het gebruiksgemak en de aanpak zonder download. Alleen al deze functies gaven Zoom een onmiddellijk voordeel ten opzichte van andere traditionele platforms die downloads, accounts en complexe planning vereisten.

Microsoft Teams

Uitgebracht in 2017, 6 jaar na de overnames van Skype, was Microsoft Teams een voor de hand liggende zakelijke oplossing voor degenen die 365 al gebruikten. Het bevindt zich netjes tussen de apps die mensen al gebruiken om een gecentraliseerde werkruimte te creëren voor het delen van bestanden, communicatie en samenwerking. Het vermijdt ook veel van de peer-to-peer-problemen van Skype.

Bij het ontwerpen van onze DisplayNote Launcher-oplossing voor vergaderruimten, was het de bedoeling om omgevingen te creëren waarin de communicatiestroom niet wordt beperkt door de beperkingen van de opstelling van de vergaderruimte. Launcher fungeert als een slimme interface voor de weergave van de vergaderruimte en werkt met de tools en apps die u al gebruikt, om moeiteloos inhoud delen en samenwerken mogelijk te maken.

Naadloze integratie

Launcher's MS Exchange & Google Calendar-integraties bieden snelle en gemakkelijke toegang tot agenda's en videoconferentietools, waaronder Zoom, Teams, WebEx, Skype voor Bedrijven en GoToMeeting. Gebruikers kunnen vergaderingen plannen zoals ze altijd doen in Outlook, en ze verschijnen op het startscherm van Launcher. Start met één aanraking of neem deel aan uw videogesprek.

Met aanpasbare app-tegels op het display van de vergaderruimte kunnen kantoormedewerkers eenvoudig verbinding maken met externe medewerkers met behulp van de videoconferentietools en -apps die ze gebruiken. De export- / importfunctie van Launcher vermindert ook de tijd die wordt besteed aan het opzetten en beheren van vergaderruimten, waardoor een consistente ervaring in uw hele organisatie wordt geboden.