Het jaar 2020 is voor veel mensen en bedrijven een uitdaging geweest. De meesten van ons zijn overgestapt van het dagelijks ontmoeten van onze collega's en vrienden, naar hen zo nu en dan, vaak via een digitaal venster van de externe werkomgeving.
Ik wilde iets veranderen; om de warmte van de fysieke ontmoeting in de digitale vergaderruimte te brengen, iets terug te doen en de (online) wereld een stukje beter te maken. Hierdoor heb ik een sprong in het diepe gewaagd en in augustus 2020 kwam ik bij NUITEQ, een Zweeds bedrijf aan de frontlinie van online samenwerkingstools.
Nu, drie maanden na mijn nieuwe functie, wil ik enkele hoogtepunten met jullie delen. Enkele hoogtepunten die de manier waarop ik naar online vergaderingen kijk, hebben veranderd. Hier is mijn toplijst met inzichten:
Maak de online bijeenkomst net zo persoonlijk als de fysieke bijeenkomst
Bij het betreden van een fysieke vergaderruimte zou u zich niet in de hoek verstoppen of een papieren zak op uw hoofd dragen. Hetzelfde geldt voor online vergaderingen. Zet uw camera aan en moedig andere deelnemers aan om dit ook te doen. Naar mijn mening zou ik liever een online afspraak hebben met collega's in hun pyjama, maar ze kunnen bekijken en ermee kunnen communiceren in plaats van te staren naar een grijze klodder met hun initialen of, in het beste geval, een foto.
Zorg ervoor dat iedereen zijn stem kan laten horen
Niet iedereen vindt het prettig om zijn gedachten en ideeën met zijn stem te delen. Niet iedereen heeft het gevoel dat ze willen "onderbreken" om hun stem te laten horen. Zorg ervoor dat iedereen kan deelnemen op een manier die voor hen comfortabel is. Gebruik tools zoals "hand opsteken", digitale whiteboards, chat, voice, post-its, enz. Om ervoor te zorgen dat elke deelnemer een manier heeft om zich uit te drukken en iets toe te voegen aan het resultaat van de vergadering.
Maak gebruik van de juiste tools die er zijn
Dit jaar zijn er veel nieuwe en verbeterde tools op de markt van digitale samenwerking gekomen. Zorg ervoor dat u de juiste tool heeft voor het juiste type bijeenkomst. Sommige tools zijn ontworpen voor grotere seminars, terwijl andere beter zijn voor kleine, persoonlijke vergaderingen. Gebruik de meest geschikte tool in plaats van altijd met oplossing X te gaan. Vaak is het oplossing Y of Z.
In de fysieke vergaderruimte communiceren we, delen we documenten, gebruiken we een whiteboard, gebruiken we post-its, enz. Zorg ervoor dat je jezelf niet beperkt door de verkeerde tool te kiezen.
Alle online vergaderingen hoeven geen zakelijke bijeenkomst te zijn
Als je op kantoor werkt, ontmoet en communiceer je altijd met je collega's tijdens de koffiepauzes, lunches en andere informele bijeenkomsten. Plan een koffiepauze-bijeenkomst in ieders agenda waar iedereen kan meedoen om bij te praten, te praten over een goede film die ze hebben gezien, het weer, enzovoort. Maak er een terugkerende uitnodiging van waar iedereen die wil en kan mee kan doen.
NUITEQ Stage en online samenwerking
NUITEQ Stage is een samenwerkingssoftware die is aangepast voor workshops en interactieve online vergaderingen. Merk op dat Stage geen tool voor videoconferenties is, maar een softwareoplossing voor samenwerking, met geïntegreerde audio en video als bonus. Het brengt de onlinevergadering van "presentator-to-publiek" -modus naar menselijke interactiemodus.
Stage maakt het gemakkelijk om te communiceren met andere deelnemers aan de vergadering door veel tools te gebruiken, zoals whiteboard, document delen, post-its en nog veel meer. Stage maakt het ook voor iedereen mogelijk om zijn of haar stem te laten horen via chat, voice, video, reacties of de "hand opsteken" functie.
