Voorafgaand aan dit jaar verbood meer dan 50% van de bedrijven wereldwijd werken vanuit huis. Acht maanden na het dieptepunt van een wereldwijde pandemie werkt naar schatting ongeveer de helft van de beroepsbevolking op afstand. Met sociale distantiëren en overheidsbeperkingen voor de nabije toekomst, zijn er vragen gerezen over de toekomst van de werkplek; zal het weer 'normaal' worden - of blijft werken op afstand hier?

In een enquête uit 2017 gaven 3 op de 4 mensen de voorkeur aan een combinatie van werken op kantoor en op afstand.

Dit roept de vraag op waarom zoveel organisaties eerder terughoudend waren om het werkmodel over te nemen en of het een levensvatbare strategie voor de lange termijn is?

Gemengd bewijs

In 2015 publiceerde Stanford-econoom Nicholas Bloom een paper in de Quarterly Journal of Economics. In dit onderzoek, getiteld 'WERKT WERKEN VANUIT HUIS? BEWIJS UIT EEN CHINEES EXPERIMENT * ', presenteerde Bloom bewijs van een gerandomiseerde controlestudie onder 1.000 werknemers van een Chinees reisbedrijf genaamd Ctrip. De studie vond een productiviteitstoename van 13% na negen maanden thuiswerken, wat neerkwam op bijna een extra dag output per week. Dit ging gepaard met een daling van het personeelsverloop met 50%. De studieresultaten waren zo succesvol dat, niet verwonderlijk, Ctrip het werken op afstand in het hele bedrijf implementeerde.

Hoe bemoedigend deze resultaten ook zijn, de principes vertalen zich niet zo netjes in het pandemische landschap als we ons zouden voorstellen; dit is het resultaat van vier onderscheidende factoren: kinderen, ruimte, privacy en keuze.

"Iedereen gaat ervan uit dat ik zou gutsen over de wereldwijde uitrol van thuiswerken", zegt Bloom, die ook de William D. Eberle hoogleraar economie is aan de School of Humanities and Sciences. "Jammer genoeg niet."

In het onderzoek moesten werknemers thuis een aangewezen kantoor hebben. Helaas hebben niet alle werknemers deze luxe, en als gevolg daarvan zijn velen tijdens de lockdown gedwongen te werken vanuit slaapkamers, keukens en gedeelde gemeenschappelijke ruimtes.

Waar dingen mis kunnen gaan

"Vaak is thuiswerken [toegestaan] omdat werknemers het eisen, maar omdat managers of werknemers geen training hebben, stoppen bedrijven ermee en zeggen dat het niet voor hen werkt", zegt Jane Meister, oprichter van Future Workplace.

Onderzoek heeft aangetoond dat er organisatorische belemmeringen zijn die succesvol werken op afstand verhinderen. Er zijn verschillende theorieën over waarom er problemen ontstaan:

• Werkgevers staan werken op afstand toe zonder de juiste opleiding of middelen te verstrekken.
• Supervisors zijn ongetraind in het effectief beheren en controleren van externe werknemers.
• Sommige leidinggevenden voelen zich ongemakkelijk bij werknemers die op een andere locatie werken vanwege een gebrek aan controle of een laag vertrouwen in hun werknemers.
• Werkgevers vinden dat externe werknemers niet zo productief zijn als ze op locatie zijn.
  
  

Afstand is belangrijk

Judith Olson, een expert op het gebied van werken op afstand, en professor aan de University of California Irvine (UCI), voerde onderzoek uit dat de hypothese ondersteunt dat aan bepaalde voorwaarden moet worden voldaan om werken op afstand succesvol te laten zijn, vooral in bedrijfstakken die afhankelijk zijn van samenwerking tussen werknemers.

In het onderzoek ontdekte Olsen, samen met haar man en onderzoekspartner Gary Olsen (2000), dat degenen die het meest waarschijnlijk succesvol op afstand werken, de volgende zijn:

• Heb eerder met anderen op de primaire werkplek gewerkt.
• Zorg voor vergelijkbare werkstijlen.
• Heb een goede relatie.
• Toegang hebben tot geavanceerde technologie die hen helpt samen te werken.
• Zijn bedreven in het gebruik van die technologie.

Ze ontdekten echter dat een situatie waarin al deze factoren op één lijn liggen, zeldzaam is. En als het ontbreekt, is het resultaat "de relaties tussen teamgenoten onder druk te zetten en veranderingen in het werk of de samenwerkingsprocessen te vereisen". Vaak slagen teams niet "omdat afstand er nog steeds toe doet".

Het is duidelijk dat de vergaderruimte nog steeds een plek zal krijgen in het nieuwe landschap, wat kan veranderen is de opzet en techniek die we erin aantreffen. Bedrijven zullen de juiste oplossingen voor vergaderruimtes moeten vinden die de interoperabiliteit van videoconferenties mogelijk maken en die teams in staat stellen het meeste uit de tijd die ze samen doorbrengen te halen.

Het genderprobleem

De kwestie van kinderopvang is ook een belangrijke factor voor succesvol thuiswerken; Bloom stelt dat er voldoende kinderopvang moet zijn om thuiswerken productief te maken. Maar nu veel scholen in reactie op de pandemie leren op afstand over te nemen, hebben ouders een dubbele rol vervuld van zowel leraar als werknemer, met name moeders. Dit zou de opzienbarende statistieken kunnen verklaren die eerder dit jaar in het 'Women in the Workplace'-rapport van McKinsey & Company werden gepresenteerd. Het rapport, dat in het VK en de VS werd uitgevoerd, keek naar het negatieve effect tussen geslacht en thuiswerken:

Britse vrouwen hebben 43% meer kans om hun uren langer te maken dan een standaard werkweek dan mannen.

1 op de 4 vrouwen denkt na over wat velen minder dan een jaar geleden als ondenkbaar zouden hebben beschouwd: hun loopbaan terugschroeven of het personeelsbestand verlaten.

Dit geeft duidelijk aan dat voor werken op afstand tot succesvol werk, werkgevers een cultuur moeten creëren die rekening houdt met deze verschillende factoren. Werkplekondersteuning moet worden geboden aan degenen die het nodig hebben, of het nu gaat om beleid, werkgewoonten of digitale infrastructuur. Systemen moeten worden gemaakt met het oog op een eerste benadering op afstand.

Een kans voor groei

Deloitte's Millennial Survey 2017 vond een sterke relatie tussen werken op afstand en een beter personeelsbehoud. Een hoger retentiepercentage betekent een lager personeelsverloop. Dit kan te maken hebben met de toegenomen flexibiliteit en gepercipieerde taakbeheersing die iemand voelt wanneer hij de mogelijkheid krijgt om op afstand te werken, factoren die van invloed zijn op de algehele tevredenheid.

Evenzo biedt werken op afstand ook de mogelijkheid om drukke schema's opnieuw in evenwicht te brengen en meer tijd te creëren voor persoonlijk welzijn en gezin. In 2018/19 waren stress, depressie of angst verantwoordelijk voor 44% van alle werkgerelateerde ziektegevallen in het VK, waarbij 54% van alle werkdagen verloren ging door een slechte gezondheid. Een verschuiving naar een meer afgelegen model kan dienen als een cultureel keerpunt voor zowel individuen als organisaties om hun waarden en praktijken op één lijn te brengen.

Als het goed is gedaan, heeft onderzoek gesuggereerd dat werken op afstand daadwerkelijk de organisatorische resultaten kan verbeteren.

Volgens een rapport uit 2017 van Gallup, State of the American Workplace, en onderzoek door 1 Million for Work Flexibility, een belangenbehartigingsgroep voor werken op afstand:

• Externe medewerkers kunnen 20-25% productiever zijn dan hun collega's op locatie.
• Het ziekteverzuim steeg met 60% na het verbieden van werken op afstand terwijl het voorheen was toegestaan.
  
• Millennials en Generatie X-leden melden zich eerder aan bij bedrijven die werk op afstand aanbieden.
  

Het juiste evenwicht vinden

Noreena Hertz, de auteur van The Lonely Century, waarschuwt voor de aanpassing van werken op afstand.

"Baasjes moeten werken op afstand met de nodige voorzichtigheid omarmen, want wat ze winnen aan lagere financiële kosten, verliezen ze in termen van loyaliteit en productiviteit en gedeelde waarden."

Het draait allemaal om de juiste mix, samenwerking op kantoor, flexibiliteit en focus thuis.

60:40 werken op afstand naar op kantoor is de optimale verhouding voor betrokkenheid met andere teamleden (Gallup, 2017)

Naarmate we verder gaan, zal technologie een cruciale rol spelen bij het bepalen hoe de nieuwe veilige werkruimte eruitziet. Voorbij zijn de dagen van Office, Exchange en Word. Bedrijven zullen zich moeten aanpassen om omgevingen te creëren waarin interoperabiliteit standaard is. In persoon-video hybride vergaderingen worden de norm. De technologie voor vergaderruimten zal met meerdere platforms en technologieën moeten werken. Kwesties als gebruikerservaring, toegankelijkheid en digitale veiligheid zullen belangrijker dan ooit zijn.

Met tools zoals Launcher kunnen werknemers elke vergaderruimte binnenlopen en direct videogesprekken, presentaties en apps starten op het scherm van de vergaderruimte zonder dat ze een scherm of een gedeelde computer hoeven aan te raken.

Bovendien betekent de kioskmodus van Launcher dat vergaderruimten in de hele organisatie kunnen worden gestandaardiseerd om te werken met de tools die ze al gebruiken, met ingebouwde automatische gegevensverwijderingsfuncties voor de beveiliging van uw gegevens nadat de vergadering is afgelopen.