Hoe ziet de post-pandemische vergaderruimte eruit? Op dit moment is het moeilijk te zeggen. Een ding is zeker; het zal niet meer hetzelfde zijn als voorheen. Waarom?

1 . Werken op afstand is er om te blijven - wat betekent dat videoconferenties ook stevig geplant blijven. 77% van de werknemers vraagt ​​om meer flexibiliteit op de post-COVID-werkplek. Het concept van 'hybride werken' is beroemd geworden als reactie op onze veranderende werkgewoonten dit jaar, waarbij veel wereldwijde organisaties kiezen voor dit meer gemengde werkmodel op de lange termijn.

2. Grotere bijeenkomsten van mensen zullen waarschijnlijk tot ver in 2021 worden beperkt . Reis- en sociale beperkingen zullen het aantal en de frequentie van persoonlijke bijeenkomsten in de nabije toekomst verminderen.

Dit kan ons tot één conclusie leiden: hybride is de nieuwe standaard.

Wat is precies een hybride vergadering?

Hybride vergaderingen verwijzen naar vergaderingen waarbij niet alle aanwezigen in de ruimte zijn. Sommige deelnemers bevinden zich samen op dezelfde locatie, terwijl andere deelnemers deelnemen aan de vergadering via telefonische vergaderingen of webplatforms.

Voor facilitators kunnen hybride vergaderingen moeilijk te beheren zijn, omdat u er niet op kunt vertrouwen dat iedereen toegang heeft tot dezelfde vergadertechnologie of fysieke bronnen. Experts in teamwerk op afstand raden vaak aan deze regel toe te passen: als iemand virtueel is, is iedereen virtueel ; wat betekent dat elke vergadering met deelnemers op afstand volledig naar de virtuele vergaderruimte moet worden verplaatst.

​

Wat zijn de voordelen van hybride vergaderingen?

Zoals het woord misschien suggereert, biedt 'hybride' de voordelen van beide soorten vergaderingen: face-to-face en op afstand. Fysieke deelnemers profiteren van de rijkdom van persoonlijke communicatie, terwijl externe deelnemers profiteren van de flexibiliteit van videoconferenties.

Toegankelijkheid

Hybride meetings zorgen ervoor dat meetings toegankelijk zijn voor iedereen die erbij moet zijn - of ze nu meedoen vanuit huis of een ander land. Dit helpt ook om de deelname te vergroten van diegenen die reisbeperkingen kunnen ervaren vanwege een slechte gezondheid, financiële redenen of beperkte mobiliteit. En voor bedrijven met een geglobaliseerd personeelsbestand zorgt dit voor afstemming en wordt de integratie tussen teams vergemakkelijkt.

Kostenbesparende

Voor grotere bijeenkomsten met deelnemers uit andere landen / organisaties - hybride bijeenkomsten bieden lagere kosten voor zaalhuur, catering, accommodatie, enz. De focus van de bijeenkomst ligt meer op de inhoud dan op externe factoren zoals het comfort van de stoelen en sandwichplateaus (die soms twijfelachtig).

Uitgebreide samenwerking

Hoewel hybride bijeenkomsten misschien de intimiteit en productiviteit van kleinere, persoonlijke bijeenkomsten mislopen, maken ze het delen van ideeën onder een breder publiek mogelijk, waardoor de deelname en bijdrage wordt vergroot.

Met tools voor draadloos delen, zoals Montage , kunnen deelnemers in de ruimte in realtime inhoud op het scherm van de vergaderruimte delen en eraan samenwerken.

Wat zijn de uitdagingen van hybride vergaderingen?

Zoals met alles in het leven, is er altijd een keerzijde - dit geldt ook voor hybride vergaderingen. Een van de grote nadelen zijn de technische aspecten van deze bijeenkomsten, namelijk digitale afleiding en technologiefouten.

Digitale afleidingen

73% van de mensen multitasken in de vergaderruimte.

Waar het een uitdaging kan zijn om op internet te surfen of uw e-mails te lezen terwijl u naast de spreker zit in een fysieke vergaderruimte, houdt niets u tegen om te multitasken terwijl u op afstand deelneemt.

Technologische storingen

'We kunnen je niet horen.' U bent waarschijnlijk maar al te bekend met deze uitdrukking na bijna een jaar van virtuele vergaderingen. Technologische problemen - of het nu gaat om audio, beeld of de internetverbinding - zijn verraderlijk als het gaat om hybride vergaderingen. Ze kosten tijd, verminderen de impact van inhoud en verminderen de betrokkenheid.

Interoperabiliteit van videoconferenties is ook een gerelateerd probleem - er is niet één uniform videoplatform dat we allemaal gebruiken. En veel van de platforms kunnen nog steeds niet met elkaar communiceren (hoewel Zoom en Teams eerder dit jaar vooruitgang hebben geboekt met dit probleem). Dit betekent dat u erop moet vertrouwen dat uw deelnemers allemaal bekend zijn met het videoplatform dat u wilt gebruiken, of dat uw vergaderruimte is uitgerust voor het platform dat ze het liefst gebruiken.

Dit is iets waar we rekening mee hebben gehouden bij het ontwerpen van onze Launcher-oplossing voor vergaderruimtes . Met Launcher geïnstalleerd op het scherm van de vergaderruimte, kunt u eenvoudig uw geplande gesprek starten met één druk op de knop, ongeacht het platform. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher werkt met de tools waarmee u werkt.

Hoe implementeer ik hybride vergaderingen?

In zekere zin lijken hybride vergaderingen veel op reguliere vergaderingen. Dezelfde regels zijn van toepassing. De bijeenkomsten moeten nuttig zijn, de intentie achter de rug hebben en een zinvolle bijdrage aanmoedigen.

Organisatiepsycholoog Roger Schwartz van Harvard Business Review geeft dit nuttige advies:

'Merk op of het doel van elk onderwerp is om informatie te delen, input te zoeken voor een beslissing of een beslissing te nemen. Dit maakt het gemakkelijker voor teamleden om effectief deel te nemen, wetende of ze gewoon moeten luisteren, hun input moeten geven of deel moeten uitmaken van het besluitvormingsproces.