Het is een vreemd jaar geweest. Terug op oudejaarsavond 2019, toen iedereen weemoedig nadacht over hun doelen, ambities en intenties voor het jaar, denk ik niet dat iemand 'de wereldwijde pandemie heeft overleefd' bovenaan hun lijstje had staan. Maar hier zijn we allemaal, 12 maanden later.

Onze huizen zijn kantoren geworden, 'hoor je me' is het nieuwe hallo, en Zoom Rooms zijn onze verbinding met de buitenwereld. Met een vaccin aan de horizon zal dit niet voor altijd het geval zijn. Maar met het vooruitzicht van een permanente hybride die erg op de kaart werkt, is het waarschijnlijk dat onze nieuwe realiteit een mix zal zijn van de beste delen van het leven vóór en na de pandemie: regelmatig menselijk contact en meer flexibiliteit.

De werkplek van de toekomst zal een mix zijn van werken op afstand en op kantoor. Organisaties die zich de komende jaren succesvol kunnen aanpassen aan deze nieuwe manier van werken, zullen het goed doen.

1. BYOM is de nieuwe BYOD.

Sorry als je geen fan bent van acroniemen voor deze. In de afgelopen jaren is BYOD (Bring Your Own Device) enorm populair geworden op de werkvloer. Veel organisaties hebben het opgenomen als onderdeel van hun digitale strategie; het maakt technologie toegankelijker op de werkvloer; het verhoogt de flexibiliteit en verbetert de productiviteit doordat werknemers zich meer op hun gemak voelen bij de technologie die ze gebruiken. BYOM (Bring Your Own Meeting) wordt de nieuwe jongen in de buurt.

BYOM-kamers hebben al randapparatuur, zoals een scherm, microfoon en camera. Door intelligente software voor vergaderruimtes zoals DisplayNote Launcher te gebruiken , komen deelnemers gewoon opdagen, maken ze draadloos verbinding met het scherm van de vergaderruimte met behulp van de Launcher-app met hun eigen apparaat en beginnen ze hun videogesprek met één druk op de knop met behulp van hun favoriete conferentieplatform in plaats van de legacy-technologie waarmee de kamer is ingericht.

Als het gaat om het delen van inhoud in de vergaderruimte, stelt DisplayNote Montage elke persoon in de ruimte in staat om draadloos hun scherm vanaf hun eigen apparaat te delen op het beeldscherm van de vergaderruimte. Met slimme tools zoals schermannotaties, het delen van bestanden en het vastleggen van schermen is samenwerking nog eenvoudiger. U bepaalt wat uw publiek ziet.

Naarmate meer werkplekken hybride worden en teams mondiaal worden, zullen vergaderruimten interoperabiliteit moeten ondersteunen, dwz ze kunnen naadloos samenwerken met een reeks verschillende technologieën, apps en tools. Dit is vooral relevant voor videoconferenties (denk aan het Zoom Vs. Teams-debat). Kamers die BYOM ondersteunen, zullen een grote rol spelen bij het vergemakkelijken van de overgang naar hybride vergaderingen.

2. Interoperabiliteit is noodzakelijk.

Kunt u het uitspreken? Ik weet nog steeds niet zeker of ik het kan. U bent waarschijnlijk interoperabiliteit tegengekomen in het omstreden domein van videoconferenties: namelijk het iconische - Teams from Zoom of Zoom from Teams debacle . Kortom, in 2021 moeten vergaderruimten en huddle-ruimtes de verschillende platforms die er zijn, faciliteren.

Interoperabiliteit op de werkplek betekent een efficiënte geautomatiseerde gegevensuitwisseling tussen applicaties, databases en systemen. De voordelen hiervan zijn onder meer een hogere productiviteit, minder fouten en lagere kosten.

Als het om video gaat, is een gebrek aan interoperabiliteit tussen de conferentieplatforms een aanzienlijk pijnpunt voor IT-beheerders en eindgebruikers. IT-beheerders hebben te maken met de chaos van het beheer van meerdere platforms terwijl ze de dreiging van het gebruik van Shadow IT-platforms in de gaten houden.

BlueJeans, Webex, Teams, Zoom, GoToMeeting, Skype for Business (RIP). Het tijdperk van rigide IT-systemen die slechts met één videoconferentietool werken, is niet langer geldig. We hebben flexibiliteit, toegankelijkheid en interoperabiliteit nodig. Als onze klant belt via Webex, is dat oké. Als het verkoopteam oproepen van Teams gebruikt en de marketingafdeling van Zoom, is dat ook goed.

Onze Launcher- oplossing voor vergaderruimtes komt tegemoet aan deze behoeften en ondersteunt interoperabiliteit in de vergaderruimte. Launcher kan worden geïntegreerd met MS Exchange en Google om Zoom, Teams, Skype for Business, GoToMeeting, Google Meet, Lifesize en Webex te ondersteunen. Bovendien neemt de kamerkalender van Launcher geplande oproepen en vergaderingen op, wat jou en je bezoekers kostbare tijd bespaart. Tik gewoon op een knop om uw gesprekken te starten of eraan deel te nemen.

3. Face-to-face kan niet worden vervangen.

Hoe graag we ook joggingbroeken dragen tijdens een teamvergadering (virtueel natuurlijk), videogesprekken zullen op de lange termijn nooit echte persoonlijke ontmoetingen vervangen. We zijn sociale wezens die hunkeren naar fysieke interactie en verbinding. Een scherm kan dit niet helemaal repliceren.

Slechts 16% van de mensen gaf aan voorgoed afscheid te willen nemen van het kantoor. Waarom? Omdat we allemaal afhankelijk zijn van en gedijen op de interacties met anderen - of het nu voor samenwerking of sociale doeleinden is.

71% gaf aan het informele gesprek van het kantoor te missen (Unipos)

Een ander probleem is het ad-hoc delen van kennis, ideeën en vaardigheden - gebruikelijk in de meeste kantoren, is moeilijk te repliceren op digitale communicatieplatforms, zoals Zoom of Microsoft Teams. Om hybride werken op de lange termijn succesvol te laten zijn, moeten werknemers de juiste balans vinden. Samenwerkingsdeskundige Judith Olson suggereert een mix van persoonlijke samenwerking en teaminteractie op kantoor, met gericht solowerk aan taken thuis.

4. Tijd is kostbaar, gebruik het goed.

30-61 minuten. Dat is de gemiddelde duur van een vergadering. Gezien het aantal bijeenkomsten dat we elke dag hebben gepland, besteden we veel van onze tijd aan 'samenwerken'. Maar is de tijd goed besteed?

Omdat dit jaar de reeks reguliere vergaderingen die velen van ons hadden gepland, stopte, konden we nadenken over welke van waarde zijn. In de toekomst zou kwaliteit boven kwantiteit de modus operandi moeten zijn als het gaat om het plannen van vergaderingen. Als je daar niet hoeft te zijn, doe dat dan niet. Als u iets kunt bedenken tijdens een snel gesprek van 5 minuten, neemt u de telefoon op. Bewaar vergaderingen voor grote beslissingen, teambijeenkomsten en gesprekken die beter persoonlijk kunnen worden besproken.

5. Je hebt het juiste gereedschap nodig.

Het is misschien niet verwonderlijk dat 79% van de ondervraagde besluitvormers hun budget voor digitale transformatie heeft verhoogd als een directe reactie op de pandemie. Technologiefabrikanten zullen onvermijdelijk een cruciale rol spelen bij het aanpassen van hun productaanbod aan het hybride model dat het afgelopen jaar is ontstaan. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om over te stappen op gebruiksvriendelijker, softwaregebaseerd computergebruik, met een verschuiving weg van rigide, traditionele hardware die IT-afdelingen teistert.

Bij DisplayNote erkennen we de problemen waarmee integrators en bedrijfseigenaren worden geconfronteerd bij het implementeren van nieuwe technologie. Toen we Launcher creëerden, hebben we een oplossing voor vergaderruimten ontworpen die het opzetten en beheren van vergaderruimten in uw hele bedrijf vereenvoudigt. Launcher fungeert als een intelligente gebruikersinterface voor het scherm van de vergaderruimte, waardoor gebruikers zich met één druk op de knop kunnen aanmelden bij hun MS Exchange-accounts, agenda's kunnen openen, oproepen kunnen starten en ideeën kunnen delen.

Inloggen op afstand geeft toegang tot 365 accounts vanaf uw persoonlijke apparaat om oproepen te starten zonder dat u een scherm of gedeelde computer hoeft aan te raken. Bovendien zorgen onze ingebouwde privacyfuncties ervoor dat gebruikersgegevens na gebruik worden gewist om de details veilig te houden.

Met de kioskmodus hebben systeeminstallateurs volledige controle over welke apps en functies bezoekers kunnen gebruiken. Dit maakt standaardisatie van vergaderruimten in het hele bedrijf mogelijk, waardoor de insteltijd en IT-vragen worden verminderd.