L'anno 2020 è stato impegnativo per molte persone e aziende. La maggior parte di noi è passata dall'incontrare quotidianamente colleghi e amici a incontrarli ogni tanto, spesso attraverso una finestra digitale dell'ambiente di lavoro remoto.
Volevo fare un cambiamento; per portare il calore dell'incontro fisico nella sala riunioni digitale, restituire qualcosa e rendere il mondo (online) un po 'migliore. Questo mi ha fatto fare un atto di fede e nell'agosto 2020 sono entrato a far parte di NUITEQ, un'azienda svedese in prima linea negli strumenti di collaborazione online.
Ora, a tre mesi dalla mia nuova posizione, voglio condividere con voi alcuni punti salienti. Alcuni punti salienti che hanno cambiato il modo in cui guardo alle riunioni online. Ecco la mia lista principale di approfondimenti:
Rendi la riunione online personale quanto quella fisica
Quando si entra in una sala riunioni fisica, non ci si nasconde in un angolo né si indossa un sacchetto di carta in testa. Lo stesso vale per le riunioni online. Accendi la videocamera e incoraggia anche gli altri partecipanti a farlo. A mio parere preferirei avere un appuntamento online con i colleghi in pigiama ma poterli guardare e interagire con loro invece di fissare un blob grigio con le loro iniziali o, nel migliore dei casi, una foto.
Assicurati che tutti possano far sentire la propria voce
Non tutti si sentono a proprio agio nel condividere i propri pensieri e idee a voce. Non tutti si sentono come se volessero "interrompere" per far sentire la loro voce. Assicurati che tutti possano partecipare in un modo che sia comodo per loro. Usa strumenti come "alza la mano", lavagne digitali, chat, voce, post-it, ecc. Per assicurarti che ogni partecipante abbia un modo per esprimersi e contribuire al risultato della riunione.
Usa gli strumenti giusti là fuori
Quest'anno molti strumenti nuovi e migliorati sono entrati nel mercato della collaborazione digitale. Assicurati di avere lo strumento giusto per il giusto tipo di riunione. Alcuni strumenti sono progettati per seminari più grandi, mentre altri sono migliori per riunioni piccole e personali. Invece di andare sempre con la soluzione X, usa lo strumento più adatto. Spesso è la soluzione Y o Z.
Nella sala riunioni fisica, interagiamo, condividiamo documenti, usiamo una lavagna, usiamo post-it, ecc. Assicurati di non limitarti scegliendo lo strumento sbagliato.
Tutte le riunioni online non devono essere necessariamente riunioni di lavoro
Quando lavori in un ufficio, incontri e interagisci sempre con i tuoi colleghi durante le pause caffè, i pranzi e altri incontri informali. Pianifica una riunione per la pausa caffè nel calendario di tutti in cui tutti possono partecipare solo per recuperare il ritardo, parlare di un bel film che hanno visto, del tempo e così via. Rendilo un invito ricorrente a cui tutti quelli che lo desiderano e possono partecipare.
NUITEQ Stage e collaborazione online
NUITEQ Stage è un software collaborativo adattato per workshop e riunioni online interattive. Si noti che Stage non è uno strumento di videoconferenza, ma una soluzione software collaborativa, con audio e video integrati come bonus. Trasforma la riunione online dalla modalità "presentatore al pubblico" alla modalità di interazione umana.
Stage semplifica l'interazione con altri partecipanti alla riunione utilizzando molti strumenti come lavagna, condivisione di documenti, post-it e molto altro. Lo stage consente inoltre a tutti di far sentire la propria voce tramite chat, voce, video, reazioni o la funzione "alza la mano".
