Ces derniers mois, le travail à distance est devenu omniprésent pour les entreprises du monde entier. On estime que 47% de la main-d'œuvre était passée du bureau à la chambre d'amis en avril. Compte tenu de la menace persistante de la pandémie et de la tendance émergente vers les bureaux hybrides, le travail à distance ne va pas disparaître de si tôt. En fait, Global Workplace Analytics estime que 25 à 30 % de la main-d'œuvre travaillera à domicile dans une certaine mesure d'ici la fin de 2021.

S'adapter à ce nouveau style de travail n'est pas sans difficultés. Comme de nombreuses entreprises internationales vous le diront volontiers, une collaboration à distance réussie n'est pas facile ; ça demande du travail. Des personnes de différentes cultures, dans différents endroits, sur différents projets ne se réunissent pas soudainement et fonctionnent comme une machine bien huilée.

Du point de vue d'un manager, vous devez faire attention au moment et à la façon dont les équipes travaillent ensemble. Cela nécessite une évaluation critique du temps passé en face à face, de la technologie utilisée, de la conception des espaces partagés, de l'accès et du partage de l'information. C'est ici que vous identifierez ce qui est gagné et perdu en termes de productivité et d'efficacité.

65 % des plus de 25 ans ayant des problèmes de santé mentale existants ont signalé une détérioration de leur santé mentale à la suite de la COVID-19.

Le travail à distance présente un défi pour les employeurs de créer un système de travail qui favorise le bien-être des travailleurs et soutient la croissance.

Dans cet article, nous examinons certains des défis de la collaboration à distance et fournissons des informations sur la façon de les éviter.

Aligner les fuseaux horaires

Si vous travaillez avec des équipes qui se trouvent dans des fuseaux horaires différents, il est crucial de consacrer du temps à la connexion lorsque toute votre équipe est en ligne. Ce n'est peut-être pas un problème si une équipe est à Londres et une autre en France (+1 heure), mais cela peut devenir un frein à la productivité si vous avez une équipe à Londres et une autre au Japon.

La communication peut prendre du retard : vous envoyez un e-mail et attendez le lendemain matin pour une réponse. Ils envoient une réponse, puis attendent votre réponse. L'efficacité se dilue. La solution? Horaires de travail décalés.

L'équipe de Londres arrive tôt, Tokyo reste tard. Cela n'a pas à être tous les jours; même quelques jours par semaine est un excellent point de départ pour améliorer votre flux de communication.

Travaillez ensemble sur le contenu

Lorsque vous travaillez avec des équipes à d'autres endroits, il est utile de discuter collectivement des mises à jour du projet, des nouvelles initiatives et des points de blocage. Il existe une pléthore de solutions de partage d'écran, vous pouvez donc montrer ce sur quoi vous travaillez aux autres et discuter en même temps.

Personnellement, nous en avons essayé beaucoup, mais ils n'ont tout simplement pas résolu nos problèmes. Nous voyions le contenu de l'autre mais manquons le contexte. Nous relisions les documents dans les deux sens jusqu'à ce qu'ils deviennent indéchiffrables.

C'est pourquoi nous avons créé Montage, notre propre système de présentation sans fil. N'importe qui, n'importe où, peut se connecter à une réunion et partager son écran, son contenu, sa webcam et son audio jusqu'à l'écran de notre salle de réunion ; ils peuvent également voir notre contenu. Les présentateurs ne passent plus la moitié de la réunion à essayer d'accéder à leurs fichiers, et les participants ne manquent aucun contenu ou contexte ; nous travaillons réellement ensemble.

Cultiver la confiance

Face à la perspective du travail à distance, de nombreux managers se demanderont : "comment savoir si mes employés travaillent ?". La réponse est, comment savez-vous qu'ils travaillent maintenant ?

Pour que le travail à distance réussisse, les entreprises doivent favoriser une atmosphère de confiance, d'autonomisation et de transparence. Certains ont suggéré qu'en réponse à l'évolution des modèles de travail et d'emploi, le moment est venu de créer un nouveau contrat social entre l'employeur et l'employé. L'idée désuète d'individus assis à un bureau de 9h à 17h ne correspond plus à la production réelle d'une entreprise. Il s'agit maintenant de savoir comment les gens travaillent, par opposition à combien de temps.

De nombreux leaders de l'industrie suivent cette ligne de pensée, avec des entreprises comme Netflix et Gitlab adoptant une approche plus nuancée de la journée de travail. Chez Netflix, le personnel est libre de choisir ce sur quoi il travaille et de prendre autant de vacances qu'il le souhaite. De même, les équipes entièrement distantes de Gitlab profitent d'une journée de travail agrémentée de salves de temps libre, optant pour une communication asynchrone (sous forme de messages vidéo enregistrés) par opposition aux appels en direct "en personne" standard. En fin de compte, ces entreprises réalisent la valeur de libérer leur personnel des chaînes de l'establishment rigide. Les employés engagés sont des employés productifs.

Stockage de données intelligent

Dans l'environnement de travail d'aujourd'hui, il est essentiel de stocker les ressources dans un endroit accessible à tous. Lutter pour trouver une pièce jointe ou un fichier est une frustration dont tout le monde peut se passer. S'il y a une différence de fuseau horaire, c'est encore plus perturbant ; ils ne peuvent pas appeler et vérifier auprès du bureau principal car tout le monde est rentré chez lui il y a 4 heures!

Des applications telles que Sharepoint, Google Drive et Dropbox conservent tout au même endroit. Notre solution de salle de réunion Launcher a été développée pour accéder facilement à ces applications lorsque vous utilisez l'écran de visualisation de la salle de réunion. De plus, les fonctions de sécurité intégrées signifient que vos données sont effacées après la présentation.

Gardez-le transparent

La transparence est essentielle pour la collaboration à distance. Lorsque vous êtes côte à côte, il est facile de voir et d'entendre ce sur quoi les autres travaillent. Lorsque vous êtes à distance, c'est différent.

L'utilisation d'outils tels que I Done This, Montage for Teams, Asana ou Trello pour vérifier l'état d'un projet permet à chacun de voir facilement ce que font les autres. De cette façon, toute votre équipe est au courant et la collaboration à distance semble beaucoup plus utile qu'une chaîne de messagerie de 30 messages répartis sur une semaine.

Faites en sorte que le temps passé face à face compte

Cela peut être une fois par semaine, voire une fois par mois, mais en maximisant la valeur de la collaboration en face à face, les équipes se sentiront finalement plus connectées et synchronisées avec ce qui se passe. 92 % des personnes interrogées ont admis être multitâches lors des réunions. Bien que nous soyons tous coupables de cela, le vrai coupable est souvent des réunions inefficaces ou mal organisées.

Avec DisplayNote Launcher, démarrer une présentation ou un appel est aussi simple que dire bonjour. Le contenu peut être partagé de manière transparente via les applications que votre équipe utilise quotidiennement. De plus, les utilisateurs peuvent lancer des appels sur l'écran de la salle de réunion depuis le confort de leur appareil personnel avec une connexion à distance à 365°. Êtes-vous prêt à tirer le meilleur parti de vos réunions ?

Découvrez les avantages de Launcher dans votre entreprise avec un essai gratuit

A propos de l'auteur
Cet article est rédigé par Julie Adams, spécialiste du contenu chez DisplayNote. Julie est une écrivaine et une fervente admiratrice de la science, de la psychologie et de la musique. Cet article a été publié pour la première fois sur DisplayNote .