L'année 2020 a été difficile pour de nombreuses personnes et entreprises. La plupart d'entre nous sommes passés de rencontrer nos collègues et amis quotidiennement à les rencontrer de temps en temps, souvent à travers une fenêtre numérique de l'environnement de travail à distance.

Je voulais faire un changement; pour apporter la chaleur de la réunion physique dans la salle de réunion numérique, donner quelque chose en retour et rendre le monde (en ligne) un peu meilleur. Cela m'a fait faire un acte de foi et en août 2020, j'ai rejoint NUITEQ, une entreprise suédoise à la pointe des outils de collaboration en ligne.

Maintenant, après trois mois dans mon nouveau poste, je veux partager avec vous quelques faits saillants. Quelques faits saillants qui ont changé ma façon de voir les réunions en ligne. Voici ma liste d'idées :

Rendez la réunion en ligne aussi personnelle que la réunion physique

Lorsque vous entrez dans une salle de réunion physique, vous ne vous cachez pas dans un coin ou ne portez pas de sac en papier sur la tête. Il en va de même pour les réunions en ligne. Allumez votre caméra et encouragez les autres participants à faire de même. À mon avis, je préférerais avoir un rendez-vous en ligne avec des collègues en pyjama mais pouvoir les regarder et interagir avec eux au lieu de fixer une tache grise avec leurs initiales ou, dans le meilleur des cas, une photo.

Assurez-vous que chacun peut faire entendre sa voix

Tout le monde n'est pas à l'aise pour partager ses pensées et ses idées oralement. Tout le monde n'a pas envie d'« interrompre » pour faire entendre sa voix. Assurez-vous que chacun peut participer d'une manière qui lui convient. Utilisez des outils tels que "lever la main", les tableaux blancs numériques, le chat, la voix, les post-it, etc. pour vous assurer que chaque participant a un moyen de s'exprimer et d'apporter une contribution au résultat de la réunion.

Utilisez les bons outils là-bas

Cette année, de nombreux outils nouveaux et améliorés sont entrés sur le marché de la collaboration numérique. Assurez-vous d'avoir le bon outil pour le bon type de réunion. Certains outils sont conçus pour les séminaires plus importants, tandis que d'autres conviennent mieux aux petites réunions personnelles. Au lieu d'opter toujours pour la solution X, utilisez l'outil le plus adapté. C'est souvent la solution Y ou Z.

Dans la salle de réunion physique, nous interagissons, partageons des documents, utilisons un tableau blanc, utilisons des post-its, etc. Assurez-vous de ne pas vous limiter en choisissant le mauvais outil.

Toutes les réunions en ligne ne doivent pas nécessairement être une réunion d'affaires

Lorsque vous travaillez dans un bureau, vous rencontrez et interagissez toujours avec vos collègues pendant les pauses-café, les déjeuners et autres réunions informelles. Planifiez une réunion de pause-café dans le calendrier de chacun où chacun peut participer juste pour rattraper son retard, parler d'un bon film qu'il a vu, de la météo, etc. Faites-en une invitation récurrente où tous ceux qui veulent et peuvent se joindre.

NUITEQ Scène et collaboration en ligne

NUITEQ Stage est un logiciel collaboratif adapté aux ateliers et aux réunions interactives en ligne. Notez que Stage n'est pas un outil de visioconférence, mais une solution logicielle collaborative, avec audio et vidéo intégrés en prime. Il fait passer la réunion en ligne du mode "présentateur à public" au mode d'interaction humaine.

Stage facilite l'interaction avec les autres participants à la réunion en utilisant de nombreux outils tels que le tableau blanc, le partage de documents, les post-it et bien plus encore. Stage permet également à chacun de faire entendre sa voix via le chat, la voix, la vidéo, les réactions, ou la fonction « lever la main ».