Pourquoi voyons-nous plus de réunions hybrides dans le NHS ?
Pendant la pandémie, de nombreux membres du personnel de soutien de nos hôpitaux ont été contraints de travailler à domicile au moins partiellement pour réduire la propagation du virus et maintenir les services. De nombreuses fiducies de santé se sont retrouvées à se tourner vers l'aide d'appels vidéo pour soutenir la collaboration du personnel et faciliter les rendez-vous des patients de manière plus sûre pendant ces restrictions.
Selon le rapport de recherche sur les communications unifiées de Metrigy pour 2021-22, en dehors du secteur public, seulement 20,5 % des entreprises prévoient de ramener leurs employés au bureau à temps plein. Cependant, cette tendance semble être celle qui pourrait également s'appliquer aux organisations du NHS. Malgré l'assouplissement des restrictions sociales et le retour à des méthodes de travail plus familières au cours des 12 derniers mois, nombre de ces membres du personnel continuent d'être placés sur des schémas de travail rotatifs pour réduire les infections de masse et assurer la continuité du service.
De plus, à la fin de 2021, le NHS a lancé un plan pour les personnes, qui s'articule autour de l'énoncé de mission suivant : "Plus de personnes, travaillant différemment, dans une culture compatissante et inclusive". En tant qu'organisation, ils se sont engagés à offrir des rôles et des opportunités plus flexibles et variés pour différents types de travail flexible pour le personnel. Ils affichent une volonté de devenir un employeur plus flexible et moderne, en phase avec les autres secteurs, leur permettant de retenir et d'attirer de nouveaux talents.
Ce plan est composé de quatre piliers principaux :
- Prendre soin des employés – avec un accompagnement de qualité pour la santé et le bien-être de chacun
- Favoriser un sentiment d'appartenance au NHS - avec un accent particulier sur la lutte contre la discrimination à laquelle certains membres du personnel sont confrontés
- Trouver de nouvelles façons de travailler et de fournir des soins - en utilisant efficacement toute la gamme des compétences et de l'expérience des personnes
- Grandir pour l'avenir - comment ils recrutent et gardent les gens et accueillent à nouveau les collègues qui souhaitent revenir.
S'il est mis en œuvre de manière réfléchie, le travail hybride peut contribuer activement à chacun de ces piliers, en particulier en ce qui concerne l'inclusion et la parité du personnel. Cependant, pour que cela fonctionne avec succès, une infrastructure numérique et des espaces de collaboration doivent être mis en place pour accueillir à la fois le travail hybride et les réunions hybrides . Une réunion hybride fait référence à celles avec un mélange de participants en personne et virtuels et s'appuie souvent sur des outils de vidéoconférence.
Comment rendre les espaces de réunion du NHS prêts pour l'hybride
Faire voir et entendre tout le monde
Les espaces de réunion doivent être équipés pour accueillir à la fois les participants en personne et virtuels, et une image et un affichage de haute qualité sont essentiels. Les caméras HD modernes résolvent le problème « fish-eye » des caméras vidéo traditionnelles et offrent aux participants distants une expérience de visionnement plus naturelle. Certains peuvent pivoter pour détecter automatiquement qui parle dans la salle, pour garder le présentateur au centre de l'attention.
Il est également important que la salle soit configurée pour donner aux participants virtuels la meilleure vue de la salle et de qui parle. Sinon, cela vaut la peine de reconfigurer le plan de salle pour faire face à la caméra et être aussi proche que possible du microphone ; cela créera une expérience de réunion plus naturelle pour toutes les personnes impliquées.
Il ne suffit pas de voir tout le monde à l'écran pour garantir l'équité des réunions. Être vu et être entendu sont deux choses très différentes lorsqu'il s'agit de réunions hybrides. De bonnes réunions hybrides doivent garantir les deux pour tous les participants.
Faire entendre vos participants implique plus qu'un simple son de bonne qualité. Il est important de s'assurer que les participants virtuels ont les mêmes opportunités de contribuer à la réunion que ceux présents dans la salle. Sinon, on a l'impression que les participants en personne ont plus de voix.
Quelques conseils utiles pour garder les participants virtuels inclus :
- Utilisez des signaux et des invites lorsque vous vous attendez à ce que des participants distants contribuent.
- Parle lentement et clairement.
- Partagez votre écran pour que les participants puissent suivre à la maison.
- Laissez de l'espace pour les questions et les contributions - demandez aux participants un par un s'ils ont quelque chose à discuter. Intervenir dans une pièce pleine de monde peut être intimidant lorsque vous êtes en appel vidéo.
- Des outils interactifs comme les chats en direct et les sondages peuvent être utiles pour recueillir des contributions en temps réel.
Facilitez l'accès du personnel aux appels vidéo et aux outils essentiels
La technologie des salles de réunion doit s'adapter à tous les niveaux techniques. Il est donc important que tous les membres du personnel se sentent à l'aise et capables de planifier et de lancer des appels vidéo et d'accéder aux applications dont ils ont besoin sur l'écran de la salle de réunion.
Le lanceur d'appels et d'applications de DisplayNote agit comme une interface intelligente pour l'écran de la salle de réunion, offrant aux utilisateurs de la salle une expérience similaire sur l'écran de la salle de réunion à laquelle ils sont habitués sur leurs appareils personnels.
"Le principal problème que j'ai vu avec les alternatives était lié à une seule solution de visioconférence. Je cherchais une solution qui nous permettrait d'utiliser n'importe quel outil, que ce soit Teams ou Zoom ou autre chose. Je voulais également qu'il soit intégré dans une interface agréable, afin que les utilisateurs ne soient pas confus. – Andrew Yearsley – directeur technique, évêque Fleming
Rester en sécurité
En raison des problèmes de confidentialité liés aux informations sensibles et aux données des patients, la sécurité des salles de réunion est également une considération essentielle. Launcher est livré avec une fonction de nettoyage automatique qui permet à l'administrateur informatique de personnaliser le moment et la fréquence d'effacement de l'écran de la salle de réunion entre les réunions. Cela supprime les données des utilisateurs entre les réunions, gardant les données privées privées.
Article publié pour la première fois dans NHE le 22 décembre
Crédit : DisplayNote Launcher
