Bien sûr, comme nous le savons tous, les salles de réunion sont également le lieu de certaines tâches quotidiennes ennuyeuses (mais toujours importantes), telles que les mises à jour de projets ou les enregistrements. Par conséquent, parce qu'elles sont utilisées si souvent et pour un si large éventail d'activités, les salles de réunion doivent être conçues pour accueillir les diverses interactions qui s'y déroulent.

L'importance de la conception des salles de réunion

La collaboration est au cœur de toutes ces réunions. Une bonne collaboration est nécessaire pour la productivité et l'innovation sur le lieu de travail, donc plus une entreprise peut fournir des espaces qui favorisent la collaboration, mieux c'est. En outre, l'impression que la conception d'une salle de réunion produit auprès d'un client potentiel ou d'une personne interrogée signifie que les implications de transparence, de confiance et de professionnalisme doivent également être prises en compte.

Tout cela est amplifié par cette nouvelle ère de travail hybride. Aujourd'hui, les entreprises repensent radicalement l'aménagement traditionnel des salles de réunion en s'efforçant de concevoir des espaces collaboratifs adaptés aux réunions hybrides . Le fait que les employés travaillent selon un horaire flexible et utilisent les espaces de bureau à leur discrétion incite les entreprises à examiner les fonctions du lieu de travail telles que la conception des bureaux et l'attribution de l'espace, la manière dont les réunions se déroulent et la manière dont les employés interagissent avec l'espace.

Avant d'aborder les éléments d'une bonne conception de salle de réunion de bureau, examinons les éléments de conception de salle de réunion qui peuvent conduire à des réunions improductives.

Éléments d'une conception de salle de réunion pouvant entraîner des réunions improductives

Les salles de réunion sont souvent négligées en termes de design. Des colonnes sans fin ont été écrites à ce sujet par le New York Times , Commercial Design et d'autres, mais des problèmes existent toujours. Croyez-le ou non, les éléments de conception tels que le type et l'emplacement du mobilier, la technologie de la salle de réunion, l'éclairage et la décoration de la salle jouent un rôle important dans la direction que peut prendre une réunion. Pourtant, de nombreuses conceptions de salles de réunion que l'on voit aujourd'hui ne prennent pas en charge les types de conversations qui se déroulent à l'intérieur. Voici pourquoi:

1. Technologie défectueuse / difficile à utiliser

Plus il y a de technologie dans la salle de réunion, plus le risque de faute est grand. Imaginez ceci : juste avant le début de votre réunion, vous rencontrez des difficultés pour connecter votre appareil à l'écran principal de la salle de réunion ou la connexion Internet s'arrête au milieu d'une conférence. Vous perdez un temps précieux de votre journée productive en essayant de résoudre le problème, sans parler de la perte importante de temps de tout le monde en attendant le début ou la poursuite de la réunion. Il est important que nous prenions en compte le temps perdu en raison d'une technologie de salle de réunion obsolète. Une technologie moderne conviviale avec une facilité de collaboration et des méthodes de réservation efficaces contribue de manière significative au succès des réunions.

2. Conceptions obsolètes

Les conceptions médiocres et obsolètes sont un autre problème courant avec les salles de conférence et de réunion. Une conception inadéquate peut inclure tout, d'une mauvaise acoustique et d'un mauvais éclairage à la mauvaise taille d'écran et à des meubles inconfortables.

• Éclairage : En raison d'un éclairage inadéquat, nous pouvons faire face à une baisse importante de la productivité. Un éclairage trop faible peut rendre les individus somnolents. Alternativement, un éclairage puissant peut ne pas être idéal pour la visualisation ou la lecture d'un écran. Une étude de l'American Society of Interior Design a révélé que 68 % des personnes interrogées avaient des problèmes d'éclairage dans leurs bureaux.
• Mauvaise taille d'écran : plus la pièce est grande, plus l'écran est grand. Si vous sélectionnez un écran trop petit pour votre salle de réunion, les personnes assises au fond de la salle ne pourront probablement pas distinguer les détails.
• Mobilier inconfortable : Un environnement inconfortable fatigue les employés et peut créer un environnement sombre qui n'est pas propice à la productivité lors d'une réunion.

Éléments d'une bonne conception de salle de réunion de bureau

Les bureaux d'aujourd'hui adoptent désormais une large gamme d'options de conception de salles de réunion, apportant des idées de design d'intérieur modernes dans des espaces de travail collaboratifs. Cela peut impliquer d'utiliser une technologie de pointe, un mobilier ergonomique et d'adopter la lumière naturelle. Voici 4 éléments d'une bonne conception de salle de réunion de bureau que votre entreprise pourrait envisager :

1. Choisissez une mise en page appropriée

Les salles de réunion ont de nombreux objectifs différents. Certains sont utilisés pour les réunions du conseil d'administration, d'autres pour les réunions ou les présentations de clients, tandis que d'autres encore sont simplement utilisés pour des séances de brainstorming décontractées et décontractées. C'est pourquoi il n'y a pas de meilleur aménagement de salle de réunion qui convienne à tous les bureaux.

Une réunion avec une structure plus hiérarchique peut convenir à la conception classique d'une salle de réunion. En règle générale, il y a une grande table de conférence avec le chef à la barre. D'un autre côté, les salles de réunion qui sont fréquemment utilisées pour des présentations pourraient mieux fonctionner avec une configuration de type salle de classe. Des tables plus petites qui peuvent être déplacées selon les besoins peuvent encourager la créativité et stimuler l'engagement des participants.

2. Investir dans une technologie de salle de réunion de bonne qualité et facile à utiliser

La technologie des salles de réunion doit être conviviale. La technologie devrait permettre aux participants de partager leurs écrans et leur contenu de manière transparente avec d'autres participants à partir d'un appareil de leur choix. Lorsque vous n'avez pas à vous soucier de la configuration des réunions et de la compatibilité de vos appareils avec la technologie déjà présente dans la salle, la concentration et la productivité augmentent, et votre personnel peut communiquer plus efficacement entre eux, ce qui est tout l'intérêt de se réunir de manière centralisée pour partager des ressources et des informations.

C'est l'une des raisons pour lesquelles nous avons développé Launcher - pour agir comme une interface pour l'affichage de la salle de réunion, donnant aux utilisateurs un accès simple à leurs appels, calendriers et applications sur l'écran de la salle de réunion. Grâce à la possibilité de personnaliser les applications, les utilisateurs de votre salle bénéficient d'une expérience cohérente et standardisée dans chaque espace de réunion de votre entreprise. Cela améliore l'expérience utilisateur et la confiance dans l'utilisation de la technologie dans l'espace de réunion et réduit les demandes d'assistance.

3. Communication et connectivité

La communication est essentielle dans le lieu de travail moderne. Ainsi, lorsque vous travaillez avec du personnel distant, des membres d'une équipe internationale ou des clients externes, il est indispensable de pouvoir les inclure facilement dans vos réunions. L'utilisation d'outils de réunion numériques comme le partage d'écran et les logiciels de prise de notes sont des méthodes pratiques pour assurer une bonne communication, tout comme une bonne étiquette comme faire un ordre du jour, lire à l'avance, utiliser la session pour discuter de sujets importants. La qualité audio est également très importante, car sans audio fonctionnel, la communication sera extrêmement difficile.

4. Facteurs environnementaux

L'éclairage, la température, l'acoustique, le mobilier et l'espace de mouvement doivent tous être pris en compte lors de la conception d'un espace de réunion. Par exemple, l'éclairage, la climatisation et le mobilier doivent tous être à un niveau suffisamment confortable pour permettre aux gens de se concentrer sur la discussion plutôt que d'être distraits par l'environnement inconfortable. Les gens doivent se sentir suffisamment à l'aise pour rester assis plus longtemps, même si les discussions se prolongent au-delà d'une certaine durée.

Rendez vos réunions plus productives avec DisplayNote Launcher

Avec Launcher ajouté aux écrans de votre salle de réunion, les utilisateurs ont un accès rapide et facile à tous leurs appels (quelle que soit la plate-forme) et à leurs applications préférées, sans compromettre la sécurité ni se limiter à un seul fournisseur UC. De plus, avec le mode kiosque de Launcher, les administrateurs informatiques contrôlent ce à quoi les utilisateurs peuvent et ne peuvent pas accéder sur le système de la salle de réunion. Vous pouvez facilement personnaliser l'écran avec les applications et les outils que vous choisissez, afin que les participants à la salle de réunion ne puissent pas modifier les paramètres ou télécharger des logiciels non approuvés.

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