Covid-19, réunions hybrides et productivité
Alors que la pandémie de COVID-19 continue de façonner notre façon de travailler, les réunions hybrides - une réunion où certains des participants sont physiquement présents au même endroit, tandis que d'autres se joignent à distance, généralement via la technologie de vidéoconférence - sont devenues la norme pour de nombreuses organisations. Et grâce aux réunions hybrides, les lieux de travail commencent à devenir beaucoup plus flexibles. Cependant, avec certains employés au bureau et d'autres à distance, maintenir la productivité lors de ces réunions peut être un défi.
Alors que de plus en plus de lieux de travail passent à une structure hybride, une question qui préoccupe de nombreux chefs d'entreprise est de savoir comment maintenir des niveaux de productivité élevés à la maison et au bureau. Selon une étude du Harvard Business Review, « les équipes qui organisent des réunions efficaces sont plus susceptibles de prendre de meilleures décisions, de connaître des niveaux d'engagement plus élevés et d'obtenir de meilleurs résultats ». De plus, les participants aux réunions sont plus enclins à adhérer aux décisions lorsqu'ils sont engagés et ont le sentiment que leur voix est entendue.
Cependant, comme toute réunion, les réunions hybrides peuvent parfois poser des problèmes, en particulier pour ceux qui se joignent virtuellement.
Raisons des réunions hybrides improductives
1. Désorganisation
L'organisation est essentielle pour des réunions hybrides productives. Chaque participant à une réunion doit toujours recevoir un briefing à l'avance - qu'il soit sur place ou à distance - afin qu'il soit au courant de ce qui a été discuté précédemment et puisse se concentrer sur la discussion des solutions et des étapes futures dès le début de la réunion.
2. Problèmes audio/vidéo
Les employés distants ne peuvent parfois pas entendre ce qui se dit dans la salle de réunion sur place, car tout le monde n'est peut-être pas assis assez près de l'ordinateur portable ou du microphone de l'écran, ou un collègue a simplement une voix douce. Un écho audio et une distorsion dus à des connexions Internet défectueuses peuvent également se produire. Cela peut rendre difficile pour l'employé distant de se sentir inclus dans la conversation.
Les employés distants peuvent parfois manquer des indices visuels des expressions faciales qui se produisent au bureau - par exemple, lorsque quelqu'un partage son écran, vous ne pouvez pas du tout voir son visage. Parallèlement à cela, les employés distants ne se rendent souvent pas compte que leur vidéo est figée ou présente des problèmes, ce qui entraîne une gêne, une distraction et une confusion dans la conversation jusqu'à ce que la qualité de la vidéo s'améliore.
3. Ballonnement de réunion
Lors de la mise en place d'une réunion, les personnes invitées sont tout aussi importantes que le sujet à aborder. Pire encore que d'inviter trop de personnes à une réunion, c'est d'inviter des membres de l'équipe qui n'ont pas nécessairement besoin d'être là. Non seulement c'est une perte de leur temps précieux, mais cela signifie également que la réunion a peu de chances de rester sur la bonne voie.
4. Problèmes de communication et de collaboration
Lorsqu'il y a plus de personnes dans le bureau que de participants à distance, les participants à distance peuvent se sentir exclus de la conversation et, à leur tour, peuvent avoir l'impression que leurs opinions et leurs idées n'ont pas autant d'importance. La communication en face à face présente de nombreux avantages, notamment la capacité de parler de manière dynamique et de lire les signaux non verbaux de l'autre. Cependant, cela est moins susceptible de se produire lorsque vous communiquez avec plusieurs personnes sur un écran. Il peut être difficile pour les employés distants de savoir quand ajouter une pensée ou intervenir, de sorte que leurs contributions sont souvent manquées. Selon une étude d'Owl Labs, 34 % des personnes qui participent à distance choisissent de ne pas s'exprimer lorsque quelqu'un d'autre parle.
Étapes qui pourraient aider à améliorer la productivité des réunions hybrides
1. Établissez un ordre du jour précis
Un ordre du jour définira les attentes, définira une direction claire et donnera aux gens une chance de se préparer pour la réunion à venir. Il est important de partager l'ordre du jour au moins quelques jours avant la réunion. Un meilleur flux est créé pendant la réunion lorsque vos pensées sont recueillies à l'avance, ce qui peut rationaliser les conversations. Avoir un ordre du jour clair et s'y tenir laisse plus de temps pour la discussion, ce qui engagera les gens dans la salle bien plus que de réciter un monologue. Avouons-le, les monologues ne sont divertissants que lorsqu'ils sont dans une bonne pièce.
2. Utilisez des solutions technologiques de bonne qualité et à jour
Il est essentiel de vous assurer que vous disposez de la technologie nécessaire pour répondre aux besoins pratiques et sociaux de vos réunions hybrides. La technologie des salles de réunion doit être conviviale. La technologie devrait permettre aux participants de partager leurs écrans et leur contenu de manière transparente avec d'autres participants à partir d'un appareil de leur choix. Lorsque vous n'avez pas à vous soucier de la configuration des réunions et de la compatibilité de vos appareils avec la technologie déjà présente dans la salle, la concentration et la productivité augmentent, et votre personnel peut communiquer plus efficacement entre eux, ce qui est tout l'intérêt de se réunir de manière centralisée pour partager des ressources et des informations.
Il est important d'être à l'écoute de vos employés pour vous assurer que les outils que vous utilisez sont appréciés, à jour et conviviaux. Vous constaterez peut-être qu'un outil particulier n'est pas apprécié par les employés ou qu'il ne convient tout simplement pas à votre entreprise en général. L'exploitation de ces informations vous aidera à améliorer efficacement votre technologie de réunion.
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3. Équilibrer l'équité de la réunion
Il ne devrait pas y avoir de citoyens de seconde classe lors d'une réunion hybride. Les participants à distance ne se contentent pas d'écouter - ils sont des participants précieux à la discussion, il est donc important de s'assurer qu'ils se sentent inclus dans la réunion. Cela peut être fait en s'assurant qu'ils peuvent entendre et voir tous les participants sur place avant le début de la réunion - les participants à distance doivent avoir une vue de l'interaction et des orateurs dans la salle de réunion et vice versa. Une autre façon d'augmenter l'inclusivité dans les réunions hybrides est de former les participants en personne sur la façon d'inclure des participants à distance dans la discussion de la réunion.
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1 crédit : DisplayNote Launcher
