Avant cette année, plus de 50 % des entreprises dans le monde interdisaient le travail à domicile. Huit mois après le début d'une pandémie mondiale, on estime qu'environ la moitié de la main-d'œuvre travaille à distance. Avec la distanciation sociale et les restrictions gouvernementales en place dans un avenir prévisible, des questions se sont posées sur l'avenir du lieu de travail ; reviendra-t-il à la «normale» - ou le travail à distance est-il là pour rester?

Dans une enquête de 2017, 3 personnes sur 4 ont exprimé une préférence pour une combinaison de travail au bureau et à distance.

Cela soulève la question de savoir pourquoi tant d'organisations ont été réticentes à adopter le modèle de travail avant maintenant et s'il s'agit d'une stratégie viable à long terme ?

Preuve mitigée

En 2015, l'économiste de Stanford Nicholas Bloom a publié un article dans le Quarterly Journal of Economics. Dans cette recherche, intitulée « LE TRAVAIL À DOMICILE FONCTIONNE-T-IL ? PREUVES D'UNE EXPÉRIENCE CHINOISE*', Bloom a présenté les preuves d'un essai contrôlé randomisé sur 1 000 employés d'une agence de voyages chinoise appelée Ctrip. L'étude a révélé une augmentation de 13% de la productivité après neuf mois de travail à domicile, ce qui équivaut à près d'un jour supplémentaire de production par semaine. Cela s'est accompagné d'une diminution de 50 % du taux de rotation du personnel. Les résultats de l'étude ont été si fructueux que, sans surprise, Ctrip a mis en place un travail à distance dans toute l'entreprise.

Aussi encourageants que soient ces résultats, les principes ne se traduisent pas aussi clairement dans le paysage pandémique que nous l'imaginons ; c'est le résultat de quatre facteurs distinctifs : les enfants, l'espace, l'intimité et le choix.

"Tout le monde suppose que je serais ravi du déploiement mondial du travail à domicile", déclare Bloom, qui est également professeur d'économie William D. Eberle à la School of Humanities and Sciences. "Malheureusement non."

Dans l'étude, les employés devaient avoir un bureau désigné à leur domicile. Malheureusement, tous les travailleurs n'ont pas ce luxe et, par conséquent, beaucoup ont été contraints de travailler dans des chambres, des cuisines et des espaces communs partagés pendant le verrouillage.

Où les choses peuvent mal tourner

"Souvent, le travail à domicile est [autorisé] parce que les travailleurs le demandent, mais, sans formation pour les managers ou les employés, les entreprises l'interrompent et disent que cela ne fonctionne pas pour eux", Jane Meister, associée fondatrice de Future Workplace.

La recherche a suggéré qu'il existe des obstacles organisationnels qui empêchent le travail à distance réussi. Il existe plusieurs théories expliquant pourquoi les problèmes surviennent:

• Les employeurs autorisent le travail à distance sans fournir de formation ou de ressources appropriées.
• Les superviseurs ne sont pas formés pour gérer et surveiller efficacement les travailleurs à distance.
• Certains superviseurs sont mal à l'aise avec les employés travaillant hors site en raison d'un manque de contrôle ou d'un faible niveau de confiance envers leurs employés.
• Les employeurs constatent que les travailleurs à distance ne sont pas aussi productifs hors site que sur site.
  
  

La distance compte

Judith Olson, experte en travail à distance et professeure à l'Université de Californie à Irvine (UCI), a mené des recherches qui étayent l'hypothèse selon laquelle certaines conditions doivent être remplies pour que le travail à distance réussisse, en particulier dans les industries qui dépendent de la collaboration des travailleurs.

Dans l'étude, Olsen, aux côtés de son mari et partenaire de recherche Gary Olsen (2000), a constaté que les personnes les plus susceptibles de réussir le travail à distance sont celles :

• Avoir déjà travaillé avec d'autres personnes sur le chantier principal auparavant.
• Avoir des styles de travail similaires.
• Avoir une bonne relation.
• Avoir accès à une technologie haut de gamme qui les aide à collaborer.
• Sont habiles à utiliser cette technologie.

Ils ont cependant constaté qu'une situation où tous ces facteurs s'alignent est rare. Et en cas d'absence, le résultat est "une pression sur les relations entre les coéquipiers et nécessite des changements dans le travail ou les processus de collaboration". Souvent, les équipes ne réussissent pas "parce que la distance compte toujours".

Il est clair que la salle de réunion aura toujours sa place dans le nouveau paysage, ce qui pourrait changer, c'est l'aménagement et la technologie que l'on y retrouve. Les entreprises devront trouver les bonnes solutions de salle de réunion qui facilitent l'interopérabilité des visioconférences et permettent aux équipes de tirer le meilleur parti du temps qu'elles passent ensemble.

La question du genre

La question de la garde des enfants est également un facteur important dans le succès du travail à domicile; Bloom déclare que suffisamment de garderies doivent être en place pour que le travail à domicile soit productif. Mais avec de nombreuses écoles adoptant l'apprentissage à distance en réponse à la pandémie, les parents se sont retrouvés dans un double rôle d'enseignant et de travailleur, en particulier les mères. Cela pourrait expliquer les statistiques surprenantes présentées dans le rapport « Women in the Workplace » de McKinsey & Company plus tôt cette année. Réalisé au Royaume-Uni et aux États-Unis, le rapport a examiné l'effet négatif entre le sexe et le travail à domicile :

Les femmes britanniques sont 43 % plus susceptibles que les hommes d'avoir augmenté leurs heures de travail au-delà d'une semaine de travail standard.

1 femme sur 4 envisage ce que beaucoup auraient considéré comme impensable il y a moins d'un an : rétrograder sa carrière ou quitter le marché du travail.

Cela indique clairement que pour que le travail à distance soit un travail réussi, les employeurs doivent créer une culture qui tienne compte de ces différents facteurs. Un soutien sur le lieu de travail doit être fourni à ceux qui en ont besoin, qu'il s'agisse de politiques, d'habitudes de travail ou d'infrastructure numérique. Les systèmes doivent être créés avec une approche à distance d'abord à l'esprit.

Une opportunité de croissance

L'enquête Millennial Survey 2017 de Deloitte a révélé une relation étroite entre le travail à distance et une meilleure rétention des employés. Un taux de rétention plus élevé signifie une rotation du personnel plus faible. Cela peut être lié à la flexibilité accrue et au contrôle perçu sur le travail qu'un individu ressent lorsqu'il a la possibilité de travailler à distance, des facteurs qui ont un impact sur la satisfaction globale.

De même, le travail à distance offre également la possibilité de rééquilibrer des horaires chargés et de créer plus de temps pour le bien-être personnel et familial. En 2018/19, le stress, la dépression ou l'anxiété représentaient 44 % de tous les cas de problèmes de santé liés au travail au Royaume-Uni, avec 54 % de tous les jours de travail perdus en raison de problèmes de santé. Un passage à un modèle plus éloigné peut servir de point d'inflexion culturelle pour les individus et les organisations afin de réaligner leurs valeurs et leurs pratiques.

Lorsqu'il est bien fait, la recherche a suggéré que le travail à distance peut réellement améliorer les résultats organisationnels.

Selon un rapport de 2017 de Gallup, State of the American Workplace, et une étude de 1 Million for Work Flexibility, un groupe de défense du travail à distance :

• Les télétravailleurs peuvent être 20 à 25 % plus productifs que leurs collègues sur site.
• Il y a eu une augmentation de 60% de l'absentéisme après l'interdiction du travail à distance alors qu'il l'autorisait auparavant.
  
• Les membres de la génération Y et de la génération X sont plus susceptibles de s'inscrire auprès d'entreprises qui proposent du travail à distance.
  

Trouver le bon équilibre

Noreena Hertz, l'auteur de The Lonely Century, met en garde contre l'adaptation du travail à distance.

"Les patrons doivent adopter le travail à distance avec prudence car ce qu'ils gagneront en réduction des coûts financiers, ils le perdront en termes de loyauté, de productivité et de valeurs partagées."

Il s'agit d'obtenir le bon mélange, la collaboration au bureau, la flexibilité et la concentration à la maison.

60:40 travail à distance par rapport au bureau est le rapport optimal pour l'engagement avec les autres membres de l'équipe (Gallup, 2017)

À mesure que nous avançons, la technologie jouera un rôle essentiel dans la définition de ce à quoi ressemblera le nouvel espace de travail sécurisé. L'époque d'Office, d'Exchange et de Word est révolue. Les entreprises devront s'adapter pour créer des environnements où l'interopérabilité est la norme. Les réunions hybrides en personne et en vidéo deviendront la norme. La technologie des salles de réunion devra fonctionner avec plusieurs plates-formes et technologies. Des questions telles que l'expérience utilisateur, l'accessibilité et la sécurité numérique seront plus importantes que jamais.

Des outils comme Launcher permettent aux employés d'entrer dans n'importe quel espace de réunion et de lancer instantanément des appels vidéo, des présentations et des applications sur l'écran de la salle de réunion sans avoir à toucher un écran ou un ordinateur partagé.

De plus, le mode kiosque de Launcher signifie que les espaces de réunion peuvent être standardisés dans toute l'organisation pour fonctionner avec les outils qu'ils utilisent déjà, avec des fonctionnalités intégrées d'effacement automatique des données pour la sécurité de vos données après la fin de la réunion.