À quoi ressemblera la salle de réunion post-pandémie ? Pour l'instant, c'est difficile à dire. Une chose est sûre; ce ne sera plus tout à fait comme avant. Pourquoi?

1 . Le travail à distance est là pour rester - ce qui signifie que la visioconférence reste également fermement ancrée. 77 % des employés demandent plus de flexibilité sur le lieu de travail post-COVID. Le concept de « travail hybride » est devenu célèbre en réponse à l'évolution de nos habitudes de travail cette année, de nombreuses organisations mondiales ayant opté pour ce modèle de travail plus mixte à long terme.

2. Les rassemblements plus importants de personnes seront probablement limités jusqu'en 2021 . Les restrictions de voyage et sociales réduiront le volume et la fréquence des réunions en personne dans un avenir prévisible.

Cela ne peut nous amener qu'à une seule conclusion : l'hybride est la nouvelle norme.

Qu'est-ce qu'une réunion hybride ?

Les réunions hybrides font référence à celles où tous les participants ne sont pas dans la salle. Certains des participants sont réunis au même endroit, tandis que d'autres rejoignent la réunion via une conférence téléphonique ou des plateformes Web.

Pour les animateurs, les réunions hybrides peuvent s'avérer difficiles à gérer car vous ne pouvez pas compter sur l'accès de tous à la même technologie de réunion ou aux mêmes ressources physiques. Les experts du travail en équipe à distance recommandent souvent d'adopter cette règle : si quelqu'un est virtuel, tout le monde est virtuel ; ce qui signifie que toute réunion avec des participants distants doit être entièrement déplacée dans l'espace de réunion virtuel.

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Quels sont les avantages des réunions hybrides ?

Comme le mot pourrait le suggérer, « hybride » offre les avantages des deux types de réunions : en face à face et à distance. Les participants physiques bénéficient de la richesse de la communication en personne, tandis que les participants à distance bénéficient de la flexibilité de la vidéoconférence.

Accessibilité

Les réunions hybrides garantissent que les réunions sont accessibles à tous ceux qui doivent y être - qu'ils se joignent depuis leur domicile ou un autre pays. Cela contribue également à accroître la participation de ceux qui peuvent être soumis à des restrictions de voyage en raison de problèmes de santé, de raisons financières ou d'une mobilité réduite. Et pour les entreprises avec une main-d'œuvre mondialisée, cela crée un alignement et facilite l'intégration entre les équipes.

Réduction des coûts

Pour les réunions plus importantes avec des participants d'autres pays/organisations - les réunions hybrides offrent des coûts réduits pour la location de salle, la restauration, l'hébergement, etc. parfois discutable).

Collaboration élargie

Bien que les réunions hybrides puissent manquer l'intimité et la productivité des petites réunions en personne, elles permettent le partage d'idées entre des publics plus larges, augmentant ainsi la participation et la contribution.

Des outils de partage sans fil comme Montage signifient que les participants présents dans la salle peuvent partager et collaborer sur du contenu sur l'écran de la salle de réunion en temps réel.

Quels sont les enjeux des réunions hybrides ?

Comme pour tout dans la vie, il y a toujours un inconvénient - cela s'applique également aux réunions hybrides. L'un des inconvénients majeurs réside dans les aspects techniques de ces réunions, à savoir les distractions numériques et les défaillances technologiques.

Distractions numériques

73 % des personnes effectuent plusieurs tâches dans la salle de réunion.

Là où il peut être difficile de naviguer sur le Web ou de lire vos e-mails alors que vous êtes assis à côté de l'orateur dans une salle de réunion physique, rien ne vous empêche de faire du multitâche tout en participant à distance.

Défaillances technologiques

« Nous ne vous entendons pas. » Vous n'êtes probablement que trop familier avec cette phrase après près d'un an de réunions virtuelles. Les problèmes technologiques - qu'ils soient audio, visuels ou de connexion Internet - sont insidieux lorsqu'il s'agit de réunions hybrides. Ils prennent du temps, dégradent l'impact du contenu et réduisent l'engagement.

L'interopérabilité de la visioconférence est également un problème connexe - il n'y a pas de plate-forme vidéo unifiée que nous utilisons tous. Et de nombreuses plates-formes ne peuvent toujours pas communiquer entre elles (bien que les ljbqpsb6M et les équipes aient fait des progrès sur ce problème plus tôt cette année). Cela signifie que vous devez compter sur la familiarité de tous vos participants avec la plate-forme vidéo que vous choisissez d'utiliser, ou alternativement, que votre salle de réunion est équipée pour gérer la plate-forme qu'ils préfèrent utiliser.

C'est quelque chose que nous avons pris en compte lors de la conception de notre solution de salle de réunion Launcher . Avec Launcher installé sur l'écran de la salle de réunion, vous pouvez facilement lancer votre appel programmé d'une simple pression sur un bouton, quelle que soit la plateforme. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans... Launcher fonctionne avec les outils avec lesquels vous travaillez.

Comment mettre en place des réunions hybrides ?

D'une certaine manière, les réunions hybrides ressemblent beaucoup à des réunions régulières. Les mêmes règles s'appliquent. Les réunions doivent être utiles, avoir une intention derrière elles et encourager une contribution significative.

Le psychologue organisationnel Roger Schwartz de Harvard Business Review offre ce conseil utile :

"Notez si le but de chaque sujet est de partager des informations, de rechercher des commentaires pour une décision ou de prendre une décision. Il sera ainsi plus facile pour les membres de l'équipe de participer efficacement, en sachant s'ils doivent simplement écouter, donner leur avis ou faire partie du processus de prise de décision.