Cet article est rédigé par Julie Adams, spécialiste du contenu chez DisplayNote .

Il n'est pas surprenant que les voyages d'affaires aient diminué au cours de la dernière année. Mais ce qui pourrait surprendre, c'est que cette baisse devrait durer même après l'assouplissement des restrictions de voyage. Un récent sondage publié par YouGov a révélé que seul un tiers des voyageurs d'affaires s'attendent à revenir au même niveau de voyages en avion qu'avant la pandémie de coronavirus.

Au lieu de cela, de nombreuses organisations passeront à l'hébergement de réunions « virtuelles » ou « hybrides », c'est-à-dire celles où certains participants se joignent en personne et d'autres se connectent via une plate-forme de vidéoconférence. Nous examinons les avantages et les inconvénients qui accompagnent la tendance à moins de voyages d'affaires et à plus de réunions virtuelles.

Quels sont les avantages des réunions virtuelles ?

1. Moins de dépenses de voyage et de dépenses dans toute l'organisation
Moins de voyages signifie moins de dépenses pour des choses comme les vols, l'hébergement, la nourriture et la restauration. Il s'agit d'argent qui peut plutôt être réinvesti dans l'organisation pour la recherche et le développement, l'embauche, le développement personnel et les ressources.

2. Plus d'accessibilité pour tous les employés afin de dialoguer avec les clients et les collègues dans d'autres endroits
Bien que les réunions virtuelles puissent manquer l'intimité et la productivité des petites réunions en personne, elles permettent le partage d'idées entre des publics plus larges, augmentant la participation et la contribution.

Les outils de partage sans fil comme la diffusion permettent aux présentateurs de partager leur écran avec les appareils de tous les participants, quel que soit leur emplacement.

3. Des lieux de travail plus inclusifs pour ceux qui ne peuvent pas voyager
Les réunions virtuelles sont plus accessibles pour tous ceux qui doivent y être - qu'ils se joignent depuis leur domicile ou un autre pays. Cela augmente la participation de ceux qui peuvent subir des restrictions de voyage en raison de problèmes de santé, de garde d'enfants, de contraintes financières ou d'une mobilité réduite. Et pour les entreprises avec une main-d'œuvre mondialisée, une bonne politique de réunion virtuelle crée un alignement dans la communication et facilite l'intégration entre les équipes.

4. Respectueux de l'environnement
Ce n'est un secret pour personne que les voyages, en particulier en avion, sont l'un des principaux contributeurs aux émissions mondiales de CO2. Opter pour une réunion virtuelle au lieu de voyager est un moyen proactif de réduire l'empreinte carbone d'une entreprise. C'est un moyen important de rendre les pratiques commerciales plus durables dans l'ensemble.

Quels sont les inconvénients des réunions virtuelles ?

1. Moins de contacts en face à face avec les clients et les collègues
Même si nous aimons tous porter des bas de jogging aux réunions d'équipe virtuelles, les appels vidéo ont du mal à imiter la richesse des réunions en face à face. Seulement 16 % des personnes ont déclaré qu'elles aimeraient dire au revoir au bureau pour de bon. Pourquoi? Parce que nous dépendons tous et prospérons des interactions avec les autres - que ce soit à des fins collaboratives ou sociales.

Les entreprises devront trouver des moyens de s'assurer que les équipes et les clients ont la possibilité d'établir de bonnes relations - cela peut signifier avoir encore des réunions en face à face occasionnelles ou planifier des heures spécifiques pour les appels sociaux.

2. Difficile à organiser
Pour les animateurs, les réunions virtuelles peuvent s'avérer difficiles à gérer car vous ne pouvez pas compter sur l'accès de tous à la même technologie de réunion ou aux mêmes ressources physiques. Les experts du travail en équipe à distance recommandent souvent d'adopter cette règle : si quelqu'un est virtuel, tout le monde est virtuel ; ce qui signifie que toute réunion avec des participants distants doit être entièrement déplacée dans l'espace de réunion virtuel.

3. Difficultés techniques
Les problèmes technologiques - qu'il s'agisse de connexions audio, visuelles ou Internet - sont insidieux lorsqu'il s'agit de réunions hybrides. Ils prennent du temps, dégradent l'impact du contenu et réduisent l'engagement.

L'interopérabilité de la visioconférence est également un problème connexe - il n'y a pas de plate-forme vidéo unifiée que nous utilisons tous. Et de nombreuses plates-formes ne peuvent toujours pas communiquer entre elles (bien que les ljbqpsb6M et les équipes aient fait des progrès sur ce problème plus tôt cette année). Cela signifie que vous devez compter sur la familiarité de tous vos participants avec la plate-forme vidéo que vous choisissez d'utiliser, ou alternativement, que votre salle de réunion est équipée pour gérer la plate-forme qu'ils préfèrent utiliser.

C'est quelque chose que nous avons pris en compte lors de la conception de notre solution de salle de réunion Launcher. Avec Launcher installé sur l'écran de la salle de réunion, vous pouvez facilement lancer votre appel programmé d'une simple pression sur un bouton, quelle que soit la plateforme. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans... Launcher fonctionne avec les outils avec lesquels vous travaillez.

4. Moins attrayant pour les personnes souhaitant voyager
Souvent lors d'un entretien d'embauche, les candidats poseront la question des opportunités de voyage. Pour beaucoup, en particulier les diplômés, la possibilité de visiter de nouvelles villes et de nouveaux lieux est un avantage passionnant de travailler pour certaines entreprises. Les organisations devront peut-être trouver de nouvelles façons d'attirer les candidats sur le lieu de travail et de créer une culture de travail attrayante qui n'implique pas de déplacements.

Comment les entreprises peuvent-elles remplacer les voyages d'affaires ?

1. Utilisez les espaces de conférence virtuels
Tout comme les industries de l'éducation et du divertissement ont trouvé un moyen d'héberger des sessions en ligne, nous verrons des entreprises proposer des espaces de conférence "virtuels" pour des réunions et des événements plus importants.

2. Investissez dans des espaces de réunion hybrides
Une table de salle de réunion avec quelques chaises ne suffira plus pour le futur bureau. Avec moins de déplacements professionnels et plus d'employés optant pour le travail à domicile au moins une partie du temps, les espaces de réunion devront être équipés pour faciliter les réunions hybrides.

La solution de salle de réunion Launcher agit comme une interface pour l'affichage de la salle de réunion. Avec Launcher installé, les employés peuvent entrer dans n'importe quel espace de réunion et lancer instantanément des appels vidéo, des calendriers et des applications. Les participants peuvent également se connecter via leurs appareils personnels à l'aide de l'application mobile Launcher - l'intégration avec les comptes 365 et Google facilite l'accès aux appels vidéo, aux calendriers et au contenu sur n'importe quel écran, dans n'importe quelle pièce.