Wie wird der Besprechungsraum nach der Pandemie aussehen? Im Moment ist es schwer zu sagen. Eine Sache ist sicher; es wird nicht ganz so sein wie vorher. Warum?

1 . Remote Working ist da, um zu bleiben - was bedeutet, dass Videokonferenzen auch weiterhin fest verankert sind. 77% der Mitarbeiter fordern mehr Flexibilität am Post-COVID-Arbeitsplatz. Das Konzept des „hybriden Arbeitens“ ist als Reaktion auf unsere sich in diesem Jahr ändernden Arbeitsgewohnheiten bekannt geworden. Viele globale Organisationen haben sich langfristig für dieses gemischte Arbeitsmodell entschieden.

2. Größere Versammlungen von Menschen dürften bis weit in das Jahr 2021 hinein eingeschränkt sein . Reise- und soziale Einschränkungen werden auf absehbare Zeit das Volumen und die Häufigkeit persönlicher Treffen verringern.

Dies kann uns nur zu einer Schlussfolgerung bringen: Hybrid ist der neue Standard.

Was genau ist ein Hybrid-Meeting?

Hybride Besprechungen beziehen sich auf solche, bei denen sich nicht alle Teilnehmer im Raum befinden. Einige der Teilnehmer befinden sich zusammen am selben Ort, während andere Teilnehmer über Telefonkonferenzen oder Webplattformen an der Besprechung teilnehmen.

Für Moderatoren kann es schwierig sein, hybride Besprechungen zu verwalten, da Sie sich nicht darauf verlassen können, dass jeder Zugriff auf dieselbe Besprechungstechnologie oder dieselben physischen Ressourcen hat. Experten für Remote-Teamwork empfehlen häufig, diese Regel zu übernehmen: Wenn jemand virtuell ist, ist jeder virtuell ; Dies bedeutet, dass Besprechungen mit Remote-Teilnehmern vollständig in den virtuellen Besprechungsraum verschoben werden sollten.

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Was sind die Vorteile von Hybrid-Meetings?

Wie das Wort vielleicht vermuten lässt, bietet „Hybrid“ die Vorteile beider Arten von Besprechungen: von Angesicht zu Angesicht und fern. Physische Teilnehmer profitieren von der Fülle der persönlichen Kommunikation, während Remote-Teilnehmer die Flexibilität von Videokonferenzen genießen.

Barrierefreiheit

Hybride Meetings stellen sicher, dass Meetings für alle zugänglich sind , die dort sein müssen - unabhängig davon, ob sie von zu Hause oder aus einem anderen Land teilnehmen. Dies trägt auch dazu bei, die Teilnahme von Personen zu erhöhen, die aufgrund von Krankheit, finanziellen Gründen oder eingeschränkter Mobilität unter Reisebeschränkungen leiden können. Für Unternehmen mit einer globalisierten Belegschaft schafft dies eine Ausrichtung und erleichtert die Integration zwischen Teams.

Kosteneinsparung

Für größere Besprechungen mit Teilnehmern aus anderen Ländern / Organisationen bieten hybride Besprechungen reduzierte Kosten für die Anmietung von Veranstaltungsorten, Catering, Unterkunft usw. Der Schwerpunkt der Besprechung liegt mehr auf dem Inhalt als auf den externen Faktoren wie dem Komfort der Sitze und Sandwichplatten (die es gibt) manchmal fraglich).

Expansive Zusammenarbeit

Während hybride Meetings möglicherweise die Intimität und Produktivität kleinerer persönlicher Meetings verpassen, ermöglichen sie den Austausch von Ideen unter einem breiteren Publikum, wodurch die Teilnahme und der Beitrag erhöht werden.

Mit Tools für die drahtlose Freigabe wie Montage können Teilnehmer im Raum Inhalte auf dem Bildschirm des Besprechungsraums in Echtzeit freigeben und zusammenarbeiten.

Was sind die Herausforderungen hybrider Meetings?

Wie bei allem im Leben gibt es immer einen Nachteil - auch dies gilt für hybride Meetings. Einer der wesentlichen Nachteile sind die technischen Aspekte dieser Meetings, nämlich digitale Ablenkungen und Technologiefehler.

Digitale Ablenkungen

73% der Menschen Multitasking im Besprechungsraum.

Wo es schwierig sein kann, im Internet zu surfen oder Ihre E-Mails zu lesen, während Sie neben dem Sprecher in einem physischen Besprechungsraum sitzen, hindert Sie nichts daran, Multitasking zu betreiben, während Sie remote teilnehmen.

Technologiefehler

"Wir können dich nicht hören." Nach fast einem Jahr virtueller Besprechungen kennen Sie diesen Satz wahrscheinlich nur allzu gut. Technologieprobleme - sei es Audio-, Video- oder Internetverbindung - sind bei hybriden Meetings heimtückisch. Sie nehmen Zeit in Anspruch, verschlechtern die Auswirkungen von Inhalten und reduzieren das Engagement.

Die Interoperabilität von Videokonferenzen ist ebenfalls ein verwandtes Problem - es gibt keine einheitliche Videoplattform, die wir alle verwenden. Und viele der Plattformen können immer noch nicht miteinander kommunizieren (obwohl Zoom und Teams Anfang dieses Jahres Fortschritte in diesem Bereich erzielt haben). Dies bedeutet, dass Sie sich darauf verlassen müssen, dass Ihre Teilnehmer alle mit der von Ihnen ausgewählten Videoplattform vertraut sind oder dass Ihr Besprechungsraum für die von ihnen bevorzugte Plattform ausgestattet ist.

Dies haben wir bei der Entwicklung unserer Launcher-Lösung für Besprechungsräume berücksichtigt. Wenn Launcher auf dem Bildschirm des Besprechungsraums installiert ist, können Sie Ihren geplanten Anruf auf Knopfdruck unabhängig von der Plattform starten. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher arbeitet mit den Tools, mit denen Sie arbeiten.

Wie implementiere ich Hybrid-Meetings?

In gewisser Weise ähneln hybride Besprechungen regulären Besprechungen. Es gelten die gleichen Regeln. Die Treffen sollten nützlich sein, Absichten haben und einen sinnvollen Beitrag fördern.

Der Organisationspsychologe Roger Schwartz von Harvard Business Review bietet diesen nützlichen Rat:

„Beachten Sie, ob der Zweck jedes Themas darin besteht, Informationen auszutauschen, Eingaben für eine Entscheidung einzuholen oder eine Entscheidung zu treffen. Dies erleichtert den Teammitgliedern die effektive Teilnahme, da sie wissen, ob sie einfach zuhören, ihre Beiträge abgeben oder Teil des Entscheidungsprozesses sein müssen.