De siste månedene har fjernarbeid blitt allestedsnærværende for bedrifter over hele verden. Anslagsvis 47% av arbeidsstyrken hadde gått over fra kontoret til reservesoverommet i april. Gitt den pågående trusselen om pandemien og den nye trenden mot hybridkontorer, vil ikke fjernarbeid forsvinne når som helst snart. Global Workplace Analytics anslår faktisk at 25-30% av arbeidsstyrken vil jobbe hjemmefra i noen kapasitet innen utgangen av 2021.

Å tilpasse seg denne nye arbeidsstilen er ikke uten utfordringer. Som mange internasjonale selskaper gjerne vil fortelle deg, er vellykket eksternt samarbeid ikke lett; det krever arbeid. Mennesker fra forskjellige kulturer, forskjellige steder, på forskjellige prosjekter, kommer ikke bare plutselig sammen og fungerer som en velsmurt maskin.

Fra lederens perspektiv må du være oppmerksom på når og hvordan team jobber sammen. Dette krever en kritisk evaluering av tid til ansikt, teknologien som brukes, utformingen av delte rom, og tilgang og deling av informasjon. Det er her du vil identifisere hva som er oppnådd og tapt når det gjelder produktivitet og effektivitet.

65% av over 25 år med eksisterende psykiske helsemessige forhold rapporterte om dårligere mental helse som et resultat av COVID-19.

Fjernarbeid gir en utfordring for arbeidsgivere å skape et arbeidssystem som fremmer arbeidstakernes velvære og støtter vekst.

I denne artikkelen undersøker vi noen av utfordringene med eksternt samarbeid og gir innsikt i hvordan du kan unngå dem.

Juster tidssoner

Hvis du jobber med team som er i forskjellige tidssoner, er det viktig å bruke tid til tilkobling når hele teamet ditt er online. Dette er kanskje ikke et problem hvis ett lag er i London og et annet i Frankrike (+1 time), men det kan bli en produktivitetsblokkering hvis du har et team i London og et annet i Japan.

Kommunikasjon kan bli forsinket: du sender en e-post og venter deretter til neste morgen på svar. De sender et svar, og vent på svaret ditt. Effektivitet blir utvannet. Løsningen? Forskjøvet arbeidstid.

London-laget kommer tidlig, Tokyo holder seg sent. Dette trenger ikke være hver dag; selv noen dager i uken er et utmerket sted å begynne for å forbedre kommunikasjonsflyten.

Arbeid med innhold sammen

Når du jobber med team andre steder, er det verdifullt å diskutere prosjektoppdateringer, nye initiativer og stikkord samlet. Det finnes en mengde skjermdelingsløsninger der ute, slik at du kan vise hva du jobber med for andre og diskutere ting samtidig.

Personlig sett prøvde vi mange av dem, men de løste rett og slett ikke problemene våre. Vi så hverandres innhold, men savnet sammenhengen. Vi omdirigerte dokumenter frem og tilbake til det ble uutslettelig.

Dette er grunnen til at vi opprettet Montage, vårt eget trådløse presentasjonssystem. Hvem som helst, hvor som helst, kan koble til et møte og dele skjerm, innhold, webkamera og lyd opp til møteromskjermen vår; de kan også se innholdet vårt. Presentatorer bruker ikke lenger halvparten av møtet på å prøve å få tilgang til filene sine, og deltakerne savner ikke noe innhold eller kontekst; vi jobber faktisk sammen.

Dyrke tillit

I møte med utsiktene til fjernarbeid, vil mange ledere spørre: "Hvordan vet jeg at de ansatte jobber?". Svaret er, hvordan vet du at de jobber nå?

For at fjernarbeid skal lykkes, må bedrifter fremme en atmosfære av tillit, empowerment og åpenhet. Noen har antydet at det nå er på tide å lage en ny sosial kontrakt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker som svar på de endrede mønstrene for arbeid og sysselsetting. Den antikke ideen om enkeltpersoner som sitter ved et skrivebord fra 9-5 tilsvarer ikke lenger den faktiske produksjonen til et selskap. Det handler nå om hvordan folk jobber, i motsetning til hvor lenge.

Mange bransjeledere følger denne tankegangen, med selskaper som Netflix og Gitlab som tar en mer nyansert tilnærming til arbeidsdagen. På Netflix står personalet fritt til å velge hva de jobber med og ta så mange helligdager de trenger. Tilsvarende nyter Gitlabs helt eksterne team en arbeidsdag som er spikret med utbrudd av fritid, og velger asynkron kommunikasjon (i form av innspilte videomeldinger) i motsetning til standard 'personlige' live-samtaler. Til slutt innser disse selskapene verdien av å frigjøre personalet fra sjaklene til det stive etablissementet. Engasjerte ansatte er produktive ansatte.

Smart datalagring

I dagens arbeidsmiljø er det viktig å lagre ressurser på et sted alle har tilgang. Å slite med å finne et vedlegg eller en fil er en frustrasjon alle kan klare seg uten. Hvis det er forskjell i tidssone, er det enda mer forstyrrende; de kan ikke ringe og sjekke med hovedkontoret fordi alle dro hjem for 4 timer siden!

Programmer som Sharepoint, Google Drive og Dropbox holder alt sammen på ett sted. Vår Launcher-møteromsløsning er utviklet for å få tilgang til disse applikasjonene enkelt når du bruker møteromsskjermen. I tillegg betyr de innebygde sikkerhetsfunksjonene at dataene dine blir slettet etter presentasjonen.

Hold det gjennomsiktig

Åpenhet er nøkkelen for eksternt samarbeid. Når du er side om side, er det lett å se og høre hva andre jobber med. Når du er fjernkontroll, er det annerledes.

Ved å bruke verktøy som I Done This, Montage for Teams, Asana eller Trello for å sjekke statusen til et prosjekt, blir det enkelt for alle å se hva alle andre gjør. På den måten er hele teamet ditt i løkken, og eksternt samarbeid føles mye mer nyttig enn en 30-meldings lang e-postkjede spredt over en uke.

Få Face-Time Count

Det kan være en gang i uken, eller til og med en gang i måneden, men å maksimere verdien av ansikt til ansikt-samarbeid vil til slutt gjøre at teamene føler seg mer tilkoblet og synkronisert med det som skjer. 92% av de spurte spurte innrømmet multitasking på møter. Selv om vi alle er skyldige i dette, er den virkelige skyldige ofte ineffektive eller dårlig organiserte møter.

Med DisplayNote Launcher er det så enkelt å starte en presentasjon eller et anrop som å si hei. Innhold kan deles sømløst via appene teamet ditt bruker hver dag. I tillegg kan brukere starte samtaler på møteromsskjermen fra komforten til deres personlige enhet med ekstern 365-pålogging. Er du klar til å få mer ut av møtene dine?

Oppdag fordelene med Launcher i virksomheten din med en gratis prøveperiode

om forfatteren
Denne artikkelen er skrevet av Julie Adams, en innholdsspesialist på DisplayNote. Julie er forfatter og ivrig beundrer av vitenskap, psykologi og musikk. Denne artikkelen ble første gang lagt ut på DisplayNote .