Hvordan vil møterommet etter pandemien se ut? Akkurat nå er det vanskelig å si. En ting er sikkert; det blir ikke helt det samme som det var før. Hvorfor?

1 . Fjernarbeid er kommet for å bli - noe som betyr at videokonferanser også holder seg godt plantet. 77% av de ansatte ber om mer fleksibilitet på arbeidsplassen etter COVID. Konseptet med "hybridarbeid" har blitt kjent som svar på våre endrede arbeidsvaner i år, med mange globale organisasjoner som velger denne mer blandede arbeidsmodellen på lang sikt.

2. Større samlinger av mennesker vil sannsynligvis være begrenset langt inn i 2021 . Reise- og sosiale begrensninger vil redusere volumet og hyppigheten av personlige møter i overskuelig fremtid.

Dette kan føre oss til bare en konklusjon: hybrid er den nye standarden.

Hva er egentlig et hybridmøte?

Hybridmøter refererer til de der ikke alle deltakerne er i rommet. Noen av deltakerne er sammen på samme sted, mens andre deltakere blir med på møtet via konferansesamtale eller nettplattformer.

For tilretteleggere kan hybridmøter vise seg vanskelig å administrere, da du ikke kan stole på at alle har tilgang til samme møteteknologi eller fysiske ressurser. Eksperter innen eksternt teamarbeid anbefaler ofte å vedta denne regelen: hvis noen er virtuelle, er alle virtuelle ; noe som betyr at ethvert møte med eksterne deltakere skal flyttes helt inn i det virtuelle møteområdet.

</s> </s> </s> </s> </s> </s> </s> </s> </s> </s> </s> </s>

Hva er fordelene med hybridmøter?

Som ordet antyder, gir 'hybrid' fordelene med begge typer møter: ansikt til ansikt og fjernkontroll. Fysiske deltakere drar nytte av rikdommen i personlig kommunikasjon, mens eksterne deltakere nyter fleksibiliteten til videokonferanser.

tilgjengelighet

Hybridmøter sikrer at møter er tilgjengelige for alle som trenger å være der - enten de blir med hjemmefra eller et annet land. Dette bidrar også til å øke deltakelsen for de som kan oppleve reisebegrensninger på grunn av dårlig helse, økonomiske årsaker eller nedsatt mobilitet. Og for firmaer med en globalisert arbeidsstyrke, skaper dette justering og letter integrering mellom team.

Kostnadsbesparende

For større møter med deltakere fra andre land / organisasjoner - hybridmøter gir reduserte kostnader for utleie av lokaler, servering, overnatting, etc. Møtets fokus blir mer om innholdet enn de fremmede faktorene som komforten til setene og sandwichplatene (som er til tider tvilsom).

Ekspansivt samarbeid

Selv om hybridmøter kan gå glipp av intimiteten og produktiviteten til mindre, personlige møter, muliggjør de deling av ideer blant et bredere publikum, noe som øker deltakelsen og bidraget.

Trådløse delingsverktøy som Montage betyr at deltakere i rommet kan dele og samarbeide om innhold på møteromsskjermen i sanntid.

Hva er utfordringene med hybridmøter?

Som med alt i livet, er det alltid en ulempe - også dette gjelder hybridmøter. En av de vesentlige ulempene er disse møtenes tekniske aspekter, nemlig digitale forstyrrelser og teknologiske feil.

Digitale distraksjoner

73% av menneskene gjør mange oppgaver i møterommet.

Der det kan være utfordrende å surfe på nettet eller lese e-postene dine mens du sitter ved siden av høyttaleren i et fysisk møterom, hindrer ingenting deg i å multitaske mens du deltar eksternt.

Teknologisvikt

'Vi kan ikke høre deg.' Du er sannsynligvis altfor kjent med denne setningen etter nesten et år med virtuelle møter. Teknologiske problemer - det være seg lyd, visuell eller internettforbindelse - er lumske når det gjelder hybridmøter. De tar tid, reduserer innvirkningen og reduserer engasjement.

Interoperabilitet for videokonferanser er også et relatert problem - det er ikke en enhetlig videoplattform vi alle bruker. Og mange av plattformene kan fremdeles ikke kommunisere med hverandre (selv om Zoom og Teams gjorde fremskritt i denne saken tidligere i år). Dette betyr at du må stole på at deltakerne alle er kjent med videoplattformen du velger å bruke, eller alternativt at møterommet ditt er utstyrt for å håndtere plattformen de foretrekker å bruke.

Dette er noe vi vurderte når vi utformet løsningen på Launcher-møterommet . Med Launcher installert på møteromsskjermen, kan du enkelt starte den planlagte samtalen ved å trykke på en knapp, uansett plattform. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher fungerer med verktøyene du jobber med.

Hvordan implementerer jeg hybridmøter?

På en måte ligner hybridmøter veldig på vanlige møter. De samme reglene gjelder. Møtene skal være nyttige, ha intensjon bak seg og oppmuntre til meningsfylt bidrag.

Organisasjonspsykolog Roger Schwartz fra Harvard Business Review tilbyr dette nyttige råd:

“Legg merke til om formålet med hvert emne er å dele informasjon, søke innspill til en beslutning eller ta en beslutning. Dette vil gjøre det lettere for teammedlemmene å delta effektivt, og vite om de bare må lytte, komme med sine innspill eller være en del av beslutningsprosessen.