Det har vært et merkelig år. Tilbake på nyttårsaften i 2019, da alle tenkte trist på sine mål, ambisjoner og intensjoner for året, tror jeg ikke noen hadde 'overlevd global pandemi' øverst på listen. Likevel er vi alle sammen, 12 måneder senere.

Hjemmene våre har blitt kontorer, "kan du høre meg" er det nye hei, og Zoom-rom er vår forbindelse til omverdenen. Med en vaksine i horisonten, vil dette ikke være tilfelle for alltid. Men med utsiktene til at en permanent hybrid fungerer veldig mye på kortene, er det sannsynlig at vår nye virkelighet vil være en blanding av de beste delene av livet før og etter pandemien: vanlig menneskelig kontakt og mer fleksibilitet.

Fremtidens arbeidsplass vil være en blanding av eksternt og kontorbasert arbeid. Organisasjoner som lykkes med å tilpasse seg denne nye måten å jobbe de neste årene på, vil være de som trives.

1. BYOM er den nye BYOD.

Beklager hvis du ikke er fan av akronymer for denne. De siste årene har BYOD (Bring Your Own Device) økt i popularitet på arbeidsplassen. Mange organisasjoner har tatt den med som en del av sin digitale strategi; det gjør teknologien mer tilgjengelig på arbeidsplassen; det øker fleksibiliteten og forbedrer produktiviteten ved at de ansatte føler seg mer komfortable med teknologien de bruker. BYOM (Bring Your Own Meeting) er satt til å være det nye barnet på blokken.

BYOM-rom har allerede periferiutstyr, dvs. en skjerm, mikrofon og kamera. Ved å bruke intelligent møteromsprogramvare som DisplayNote Launcher , møter deltakerne ganske enkelt opp, kobler seg trådløst til møteromsskjermen ved hjelp av Launcher-appen med sin egen enhet, og starter videosamtalet ved å trykke på en knapp ved hjelp av deres foretrukne konferanseplattform i stedet for eldre teknologi rommet er satt opp med.

Når det gjelder deling av innhold i møterommet, lar DisplayNote Montage enhver person i rommet trådløst dele skjermen fra sin egen enhet til møteromsdisplayet. Med smarte verktøy som skjermkommentar, fildeling og skjermopptak er samarbeid enda enklere. Du har kontroll over hva publikum ser på.

Etter hvert som flere arbeidsplasser blir hybrid og team blir globale, må møterom støtte interoperabilitet, dvs. de kan jobbe sømløst med en rekke forskjellige teknologier, apper og verktøy. Dette er spesielt relevant for videokonferanser (tenk Zoom Vs. Teams-debatten). BYOM-aktiverte rom vil spille en stor rolle i å legge til rette for overgangen til hybridmøter.

2. Interoperabilitet er viktig.

Kan du uttale det? Jeg er fortsatt ikke sikker på om jeg kan. Du har sannsynligvis kommet over interoperabilitet i det omstridte området videokonferanser: nemlig det ikoniske - Teams from Zoom eller Zoom from Teams debacle . I utgangspunktet må møterom og klyngeplasser legge til rette for de forskjellige plattformene der ute.

Interoperabilitet på arbeidsplassen betyr effektiv automatisk datadeling mellom applikasjoner, databaser og systemer. Fordelene med dette inkluderer økt produktivitet, reduserte feil og reduserte kostnader.

Når det gjelder video, er mangel på interoperabilitet på tvers av konferanseplattformene et viktig smertepunkt for IT-administratorer og sluttbrukere. IT-administratorer må takle kaoset ved å administrere flere plattformer mens de overvåker trusselen om bruk av Shadow IT-plattform.

BlueJeans, Webex, Teams, Zoom, GoToMeeting, Skype for Business (RIP). Eraen med stive IT-systemer som bare fungerer med ett videokonferanseverktøy, er ikke lenger gyldig. Vi trenger fleksibilitet, tilgjengelighet og interoperabilitet. Hvis vår klient ringer ved hjelp av Webex, er det greit. Hvis salgsteamet bruker samtaler fra Teams og markedsavdelingen ringer fra Zoom, er det også greit.

Møteromsløsningen vår Launcher dekker disse behovene og støtter interoperabilitet i møterommet. Launcher integreres med MS Exchange og Google for å støtte Zoom, Teams, Skype for Business, GoToMeeting, Google Meet, Lifesize og Webex. I tillegg henter Launcher-romkalenderen planlagte samtaler og møter, noe som sparer deg og dine deltakere dyrebar tid. Bare trykk på en knapp for å starte eller bli med i samtalene dine.

3. Ansikt til ansikt kan ikke erstattes.

Så mye som vi alle elsker å bruke joggebunner til et teammøte (selvfølgelig virtuelt), vil videosamtaler aldri erstatte ansikt til ansikt-møter på lang sikt. Vi er sosiale skapninger som ønsker fysisk interaksjon og forbindelse. En skjerm kan ikke helt replikere dette.

Bare 16% av menneskene rapporterte at de gjerne vil si farvel til kontoret for godt. Hvorfor? Fordi vi alle er avhengige av og trives av interaksjonen med andre - det være seg for samarbeids- eller sosiale formål.

71% rapporterte at de savnet det uformelle chitchat på kontoret (Unipos)

Et annet problem er ad hoc-deling av kunnskap, ideer og ferdigheter - vanlig i de fleste kontorer, er vanskelig å replikere på tvers av digitale kommunikasjonsplattformer, for eksempel Zoom eller Microsoft Teams. For at hybridarbeid skal lykkes på lang sikt, må de ansatte finne den rette balansen. Samarbeidsekspert Judith Olson foreslår en blanding av personlig samarbeid og teaminteraksjon på kontoret, med fokusert soloarbeid på oppgaver hjemme.

4. Tid er dyrebar, bruk den godt.

30-61 minutter. Det er gjennomsnittlig lengde på et møte. Gitt antall møter vi har planlagt hver dag, bruker vi mye av tiden vår på å 'samarbeide'. Men er det godt brukt tid?

Ettersom dette året stoppet strengen med regelmessige møter som mange av oss hadde planlagt, tillot det oss å reflektere over hvilke som er av verdi. Fremover bør kvalitet fremfor kvantitet være modus operandi når det gjelder planlegging av møter. Hvis du ikke trenger å være der, ikke gjør det. Hvis du kan finne ut noe i løpet av en rask 5-minutters samtale, tar du telefonen. Lagre møter for store avgjørelser, teaminnsamlinger og samtaler som blir bedre diskutert ansikt til ansikt.

5. Du trenger de riktige verktøyene.

Det er kanskje ikke overraskende at 79% av de spurte beslutningstakerne har økt sitt digitale transformasjonsbudsjett som et direkte svar på pandemien. Teknologiprodusenter vil uunngåelig spille en viktig rolle i å tilpasse produkttilbudet for å gjenspeile hybridmodellen som har dukket opp i løpet av det siste året. Bedrifter kan velge å gå over til mer brukervennlig, programvarebasert databehandling, med et skifte fra stive, tradisjonelle maskinvareplaggende IT-avdelinger.

På DisplayNote anerkjenner vi problemene integratorer og bedriftseiere møter når de implementerer ny teknologi. Da vi opprettet Launcher , designet vi en møteromsløsning som forenkler oppsett og styring av møterom på tvers av virksomheten din. Launcher fungerer som et intelligent brukergrensesnitt for møteromsskjermen, slik at brukerne kan logge på MS Exchange-kontoene sine, få tilgang til kalendere, starte samtaler og dele ideer ved å trykke på en knapp.

Ekstern pålogging gir tilgang til 365-kontoer fra din personlige enhet for å starte samtaler uten å måtte berøre en skjerm eller delt datamaskin. I tillegg betyr våre innebygde personvernfunksjoner at brukerdata blir ryddet etter bruk for å holde detaljene sikre.

I Kiosk-modus har systeminstallatører full kontroll over hvilke apper og funksjoner deltakerne har tilgang til. Dette muliggjør standardisering av møterom på tvers av virksomheten, noe som reduserer oppsettstid og IT-spørsmål.