Negli ultimi mesi, il lavoro a distanza è diventato onnipresente per le aziende di tutto il mondo. Si stima che il 47% della forza lavoro sia passata dall'ufficio alla camera da letto degli ospiti entro aprile. Data la continua minaccia della pandemia e la tendenza emergente verso gli uffici ibridi, il lavoro a distanza non scomparirà presto. Infatti, Global Workplace Analytics stima che il 25-30% della forza lavoro lavorerà da casa in qualche modo entro la fine del 2021.

L'adattamento a questo nuovo stile di lavoro non è privo di sfide. Come molte aziende internazionali ti diranno volentieri, una collaborazione remota di successo non è facile; ci vuole lavoro. Persone di culture diverse, in luoghi diversi, su vari progetti non si uniscono all'improvviso e funzionano come una macchina ben oliata.

Dal punto di vista di un manager, è necessario prestare attenzione a quando e come i team lavorano insieme. Ciò richiede una valutazione critica del tempo faccia a faccia, della tecnologia utilizzata, della progettazione di spazi condivisi e dell'accesso e della condivisione delle informazioni. È qui che identificherai cosa si guadagna e cosa si perde in termini di produttività ed efficienza.

Il 65% degli over 25 con condizioni di salute mentale esistenti ha riportato un peggioramento della salute mentale a causa del COVID-19.

Il lavoro a distanza rappresenta una sfida per i datori di lavoro per creare un sistema di lavoro che promuova il benessere dei lavoratori e supporti la crescita.

In questo articolo, esaminiamo alcune delle sfide della collaborazione remota e forniamo informazioni su come evitarle.

Allinea fusi orari

Se lavori con team che si trovano in fusi orari diversi, è fondamentale dedicare tempo alla connessione quando tutto il tuo team è online. Questo potrebbe non essere un problema se una squadra è a Londra e un'altra in Francia (+1 ora), ma può diventare un blocco della produttività se hai una squadra a Londra e un'altra in Giappone.

La comunicazione può subire ritardi: si invia una mail e poi si attende la mattina successiva per una risposta. Inviano una risposta, quindi attendono la tua risposta. L'efficienza si diluisce. La soluzione? Orario di lavoro scaglionato.

La squadra londinese arriva presto, Tokyo resta in ritardo. Questo non deve essere ogni giorno; anche pochi giorni alla settimana è un ottimo punto di partenza per migliorare il tuo flusso di comunicazione.

Lavora insieme sui contenuti

Quando si lavora con team in altre località, è utile discutere collettivamente gli aggiornamenti del progetto, le nuove iniziative e i punti critici. Ci sono una miriade di soluzioni per la condivisione dello schermo là fuori, così puoi mostrare agli altri ciò su cui stai lavorando e discutere le cose allo stesso tempo.

Personalmente, ne abbiamo provati molti, ma non hanno risolto affatto i nostri problemi. Vedevamo il contenuto l'uno dell'altro ma mancava il contesto. Stavamo ridefinendo i documenti avanti e indietro finché non è diventato indecifrabile.

Questo è il motivo per cui abbiamo creato Montage, il nostro sistema di presentazione wireless. Chiunque, ovunque, può connettersi a una riunione e condividere lo schermo, i contenuti, la webcam e l'audio fino al display della nostra sala riunioni; possono anche vedere il nostro contenuto. I relatori non trascorrono più metà della riunione cercando di accedere ai propri file e i partecipanti non perdono alcun contenuto o contesto; in realtà lavoriamo insieme.

Coltiva la fiducia

Di fronte alla prospettiva del lavoro a distanza, molti manager chiederanno: "come faccio a sapere che i miei dipendenti stanno lavorando?". La risposta è: come fai a sapere che stanno lavorando ora?

Affinché il lavoro a distanza abbia successo, le aziende devono promuovere un'atmosfera di fiducia, responsabilizzazione e trasparenza. Alcuni hanno suggerito che, in risposta ai mutevoli modelli di lavoro e occupazione, ora è il momento di creare un nuovo contratto sociale tra datore di lavoro e dipendente. L'idea antiquata di persone sedute a una scrivania dalle 9:00 alle 17:00 non equivale più all'effettivo rendimento di un'azienda. Ora si tratta di come lavorano le persone, al contrario di quanto tempo.

Molti leader del settore stanno seguendo questa linea di pensiero, con aziende come Netflix e Gitlab che adottano un approccio più sfumato alla giornata lavorativa. In Netflix, il personale è libero di scegliere su cosa lavorare e prendere tutte le vacanze di cui ha bisogno. Allo stesso modo, i team completamente remoti di Gitlab godono di una giornata lavorativa piena di raffiche di tempo libero, optando per la comunicazione asincrona (sotto forma di messaggi video registrati) rispetto alle chiamate dal vivo standard "di persona". In definitiva, queste aziende realizzano il valore di liberare il proprio personale dalle catene del rigido stabilimento. I dipendenti coinvolti sono dipendenti produttivi.

Archiviazione intelligente dei dati

Nell'ambiente di lavoro odierno, è essenziale archiviare le risorse in un luogo accessibile a tutti. Lottare per trovare un allegato o un file è una frustrazione di cui tutti possono fare a meno. Se c'è una differenza di fuso orario, è ancora più dirompente; non possono chiamare e controllare con l'ufficio principale perché tutti sono tornati a casa 4 ore fa!

Applicazioni come Sharepoint, Google Drive e Dropbox tengono tutto insieme in un unico posto. La nostra soluzione per sale riunioni Launcher è stata sviluppata per accedere facilmente a queste applicazioni quando si utilizza lo schermo di visualizzazione della sala riunioni. Inoltre, le funzioni di sicurezza integrate significano che i tuoi dati vengono cancellati dopo la presentazione.

Mantienilo trasparente

La trasparenza è fondamentale per la collaborazione remota. Quando sei fianco a fianco, è facile vedere e sentire a cosa stanno lavorando gli altri. Quando sei remoto, è diverso.

L'uso di strumenti come Ho fatto questo, Montage for Teams, Asana o Trello per controllare lo stato di un progetto rende facile per tutti vedere cosa stanno facendo gli altri. In questo modo, tutto il tuo team è coinvolto e la collaborazione remota sembra molto più utile di una catena di posta elettronica lunga 30 messaggi distribuita su una settimana.

Fai contare il tempo sul viso

Potrebbe essere una volta alla settimana, o anche una volta al mese, ma massimizzare il valore della collaborazione faccia a faccia alla fine lascerà i team più connessi e sincronizzati con ciò che sta accadendo. Il 92% degli intervistati ha ammesso il multitasking durante le riunioni. Anche se siamo tutti colpevoli di questo, il vero colpevole sono spesso riunioni inefficaci o mal organizzate.

Con DisplayNote Launcher, avviare una presentazione o una chiamata è semplice come dire ciao. I contenuti possono essere condivisi senza problemi tramite le app che il tuo team utilizza ogni giorno. Inoltre, gli utenti possono avviare le chiamate dallo schermo della sala riunioni comodamente dal proprio dispositivo personale con l'accesso 365 remoto. Sei pronto per ottenere di più dalle tue riunioni?

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Circa l'autore
Questo articolo è stato scritto da Julie Adams, Content Specialist di DisplayNote. Julie è una scrittrice e appassionata ammiratrice di scienza, psicologia e musica. Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta su DisplayNote .