Come sarà la sala riunioni post-pandemia? In questo momento, è difficile da dire. Una cosa è certa; non sarà più come prima. Perché?

1 . Il lavoro a distanza è destinato a durare , il che significa che anche le videoconferenze rimangono ben salde. Il 77% dei dipendenti chiede maggiore flessibilità nel posto di lavoro post-COVID. Il concetto di "lavoro ibrido" è diventato famoso in risposta alle nostre mutevoli abitudini di lavoro quest'anno, con molte organizzazioni globali che optano per questo modello più misto di lavoro a lungo termine.

2. È probabile che le riunioni di persone più grandi saranno limitate anche nel 2021 . Le restrizioni di viaggio e sociali ridurranno il volume e la frequenza degli incontri di persona nel prossimo futuro.

Questo può portarci a una sola conclusione: l' ibrido è il nuovo standard.

Che cos'è esattamente una riunione ibrida?

Le riunioni ibride si riferiscono a quelle in cui non tutti i partecipanti sono nella stanza. Alcuni dei partecipanti sono insieme nella stessa posizione, mentre altri partecipanti si uniscono alla riunione tramite teleconferenza o piattaforme web.

Per i facilitatori, le riunioni ibride possono rivelarsi difficili da gestire in quanto non puoi fare affidamento sul fatto che tutti abbiano accesso alla stessa tecnologia o alle stesse risorse fisiche. Gli esperti nel lavoro di squadra a distanza consigliano spesso di adottare questa regola: se qualcuno è virtuale, tutti sono virtuali ; ciò significa che qualsiasi riunione con partecipanti remoti dovrebbe essere spostata interamente nello spazio della riunione virtuale.

Quali sono i vantaggi delle riunioni ibride?

Come potrebbe suggerire la parola, "ibrido" offre i vantaggi di entrambi i tipi di riunioni: faccia a faccia e remota. I partecipanti fisici traggono vantaggio dalla ricchezza della comunicazione di persona, mentre i partecipanti remoti godono della flessibilità della videoconferenza.

Accessibilità

Le riunioni ibride assicurano che le riunioni siano accessibili a tutti coloro che devono essere presenti, indipendentemente dal fatto che si uniscano da casa o da un altro paese. Questo aiuta anche ad aumentare la partecipazione per coloro che potrebbero subire limitazioni di viaggio a causa di problemi di salute, motivi finanziari o mobilità ridotta. E per le aziende con una forza lavoro globalizzata, questo crea allineamento e facilita l'integrazione tra i team.

Riduzione dei costi

Per riunioni più grandi con partecipanti di altri paesi / organizzazioni: le riunioni ibride offrono costi ridotti per l'affitto della sede, il catering, l'alloggio, ecc. L'attenzione della riunione si concentra più sul contenuto che su fattori estranei come il comfort dei posti a sedere e i a volte discutibile).

Ampia collaborazione

Sebbene le riunioni ibride possano perdere l'intimità e la produttività di riunioni di persona più piccole, consentono la condivisione di idee tra un pubblico più ampio, aumentando la partecipazione e il contributo.

Strumenti di condivisione wireless come Montage consentono ai partecipanti nella stanza di condividere e collaborare ai contenuti sullo schermo della sala riunioni in tempo reale.

Quali sono le sfide delle riunioni ibride?

Come per ogni cosa nella vita, c'è sempre uno svantaggio: anche questo vale per le riunioni ibride. Uno degli svantaggi significativi sono gli aspetti tecnici di questi incontri, ovvero le distrazioni digitali e i fallimenti tecnologici.

Distrazioni digitali

Il 73% delle persone fa multitasking nella sala riunioni.

Laddove potrebbe essere difficile navigare sul Web o leggere le tue e-mail mentre sei seduto accanto al relatore in una sala riunioni fisica, nulla ti impedisce di fare più cose contemporaneamente mentre partecipi da remoto.

Fallimenti tecnologici

"Non possiamo sentirti." Probabilmente conosci fin troppo bene questa frase dopo quasi un anno di riunioni virtuali. I problemi tecnologici, che si tratti di audio, video o connessione Internet, sono insidiosi quando si tratta di riunioni ibride. Richiedono tempo, degradano l'impatto dei contenuti e riducono il coinvolgimento.

Anche l'interoperabilità delle videoconferenze è un problema correlato: non esiste un'unica piattaforma video unificata che utilizziamo tutti. E molte delle piattaforme non sono ancora in grado di comunicare tra loro (sebbene Zoom e Teams abbiano fatto progressi su questo problema all'inizio di quest'anno). Ciò significa che devi fare affidamento sul fatto che tutti i partecipanti abbiano familiarità con la piattaforma video che scegli di utilizzare o, in alternativa, che la tua sala riunioni sia attrezzata per gestire la piattaforma che preferiscono utilizzare.

Questo è un aspetto che abbiamo considerato durante la progettazione della nostra soluzione per sale riunioni Launcher . Con Launcher installato sullo schermo della sala riunioni, puoi avviare facilmente la chiamata programmata con il semplice tocco di un pulsante, qualunque sia la piattaforma. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans ... Launcher funziona con gli strumenti con cui lavori.

Come si implementano le riunioni ibride?

In un certo senso, le riunioni ibride sono molto simili alle riunioni regolari. Si applicano le stesse regole. Gli incontri dovrebbero essere utili, avere intenzione dietro di loro e incoraggiare un contributo significativo.

Lo psicologo dell'organizzazione Roger Schwartz di Harvard Business Review offre questo utile consiglio:

“Nota se lo scopo di ogni argomento è condividere informazioni, cercare input per una decisione o prendere una decisione. Ciò renderà più facile per i membri del team partecipare in modo efficace, sapendo se devono semplicemente ascoltare, dare il loro contributo o far parte del processo decisionale.