Milyen lesz a világjárvány utáni tárgyalóterem? Jelenleg nehéz megmondani. Egy dolog biztos; nem lesz teljesen ugyanaz, mint korábban. Miért?

1 . A távmunka itt marad, ami azt jelenti, hogy a videokonferenciák is szilárdan megállják a helyüket. Az alkalmazottak 77%-a nagyobb rugalmasságot kér a COVID utáni munkahelyeken. A „hibrid munkavégzés” koncepciója az idén megváltozott munkavégzési szokásainkra válaszul vált híressé, és sok globális szervezet választotta a hosszú távú, vegyesebb munkamódszert.

2. Az emberek nagyobb összejöveteleit valószínűleg 2021-ig korlátozzák . Az utazási és szociális korlátozások a belátható jövőben csökkenteni fogják a személyes találkozások számát és gyakoriságát.

Ebből egyetlen következtetésre juthatunk: a hibrid az új szabvány.

Mi is pontosan a hibrid találkozó?

A hibrid értekezletek azok, amelyeken nincs minden résztvevő a teremben. A résztvevők egy része ugyanazon a helyen van, míg a többi résztvevő konferenciahíváson vagy webes platformon keresztül csatlakozik az értekezlethez.

A segítők számára a hibrid értekezletek kezelése nehézkesnek bizonyulhat, mivel nem támaszkodhat arra, hogy mindenki hozzáférjen ugyanahhoz a találkozótechnológiához vagy fizikai erőforrásokhoz. A távoli csapatmunka szakértői gyakran javasolják ennek a szabálynak az elfogadását: ha valaki virtuális, mindenki virtuális ; Ez azt jelenti, hogy a távoli résztvevőkkel folytatott találkozókat teljes egészében át kell helyezni a virtuális találkozótérbe.

.

Mik a hibrid találkozók előnyei?

Ahogy a szó sugallja, a „hibrid” mindkét típusú találkozó előnyeit kínálja: a személyes és a távoli megbeszéléseket. A fizikai résztvevők élvezik a személyes kommunikáció gazdagságát, míg a távoli résztvevők a videokonferencia rugalmasságát.

Megközelíthetőség

A hibrid találkozók biztosítják, hogy a találkozók mindenki számára elérhetőek legyenek, akiknek ott kell lenniük – akár otthonról, akár másik országból csatlakoznak. Ez elősegíti azok részvételének növelését is, akik egészségi állapot, anyagi okok vagy mozgáskorlátozottság miatt utazási korlátozásokat tapasztalhatnak. A globalizált munkaerővel rendelkező vállalatoknál ez összehangolást teremt, és megkönnyíti a csapatok közötti integrációt.

Megtakarítás

Más országokból/szervezetekből származó résztvevőkkel való nagyobb találkozók esetén a hibrid találkozók alacsonyabb költségeket kínálnak a helyszín bérlésére, étkezésre, szállásra stb. Az értekezlet középpontjában inkább a tartalom áll, mint az olyan külső tényezők, mint az ülések és a szendvicstálak kényelme (amelyek időnként megkérdőjelezhető).

Expanzív együttműködés

Míg a hibrid találkozók kihagyhatják a kisebb, személyes találkozók intimitását és termelékenységét, lehetővé teszik az ötletek megosztását szélesebb közönség körében, növelve a részvételt és a hozzájárulást.

A vezeték nélküli megosztási eszközök, mint például a Montage , azt jelentik, hogy a teremben tartózkodó résztvevők valós időben oszthatnak meg tartalmakat és dolgozhatnak együtt a tárgyalóterem képernyőjén.

Melyek a hibrid találkozók kihívásai?

Mint mindennek az életben, ennek mindig van egy árnyoldala – ez vonatkozik a hibrid találkozókra is. Az egyik jelentős hátránya ezeknek a találkozóknak a technikai vonatkozásai, nevezetesen a digitális zavaró tényezők és a technológiai hibák.

Digitális zavaró tényezők

Az emberek 73%-a több feladatot végez a tárgyalóteremben.

Ahol nehéz lehet böngészni az interneten vagy elolvasni az e-maileket, miközben a hangszóró mellett ül egy fizikai tárgyalóteremben, semmi sem akadályozza meg abban, hogy távoli részvétel mellett többfeladatos munkát végezzen.

Technológiai hibák

– Nem hallunk. Valószínűleg túlságosan is ismeri ezt a kifejezést közel egy évnyi virtuális találkozó után. A technológiai problémák – legyen szó hangról, képről vagy internetkapcsolatról – alattomosak, ha hibrid találkozókról van szó. Időt vesznek el, rontják a tartalom hatását és csökkentik az elkötelezettséget.

A videokonferencia interoperabilitása szintén egy ehhez kapcsolódó probléma – nincs egyetlen egységes videoplatform, amelyet mindannyian használunk. És sok platform még mindig nem tud egymással kommunikálni (bár a Zoom és a Teams előrehaladást ért el ebben a kérdésben az év elején). Ez azt jelenti, hogy bíznia kell abban, hogy a résztvevők mindannyian ismerik az Ön által választott videoplatformot, vagy arra, hogy a tárgyalóterme fel van szerelve az általuk preferált platform kezelésére.

Ezt figyelembe vettük Launcher tárgyalótermi megoldásunk tervezésekor. A tárgyalóterem képernyőjére telepített Launcher segítségével könnyedén elindíthatja ütemezett hívásait egyetlen gombnyomással, bármilyen platformról is legyen szó. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans...A Launcher az Ön által használt eszközökkel működik.

Hogyan valósíthatok meg hibrid találkozókat?

Bizonyos értelemben a hibrid találkozók nagyon hasonlítanak a rendszeres találkozókhoz. Ugyanezek a szabályok érvényesek. A találkozók legyenek hasznosak, legyen mögöttük szándék, és ösztönözzenek értelmes hozzájárulást.

Roger Schwartz, a Harvard Business Review szervezetpszichológusa ezt a hasznos tanácsot adja:

„Jegyezze meg, hogy az egyes témák célja az információk megosztása, a döntéshez való hozzájárulás keresése vagy a döntés meghozatala. Ez megkönnyíti a csapattagok számára a hatékony részvételt, tudván, hogy egyszerűen csak figyelniük kell, meg kell adniuk véleményüket, vagy részt kell venniük a döntéshozatali folyamatban.