Ezt a cikket Julie Adams, a DisplayNote tartalomspecialistája írta.

Nem meglepő, hogy az üzleti utazások száma visszaszorult az elmúlt évben. De ami meglepő, az az, hogy ez az ugrás az utazási korlátozások enyhítése után is kitart. A YouGov nemrégiben közzétett közvélemény-kutatása szerint az üzleti utazóknak csak egyharmada számít arra, hogy visszatérjen a légi közlekedésben a koronavírus-járvány előtti szintre.

Ehelyett sok szervezet „virtuális” vagy „hibrid értekezletek” fogadására fog áttérni, azaz olyanokra, ahol egyes résztvevők személyesen csatlakoznak, mások pedig egy videokonferencia-platformon keresztül tárcsáznak be. Áttekintjük azokat az előnyöket és hátrányokat, amelyek a kevesebb üzleti utazásra és több virtuális találkozóra irányulnak.

Mik a virtuális találkozók előnyei?

1. Kevesebb utazási és kiadási kiadás a szervezeten belül
A kevesebb utazás azt jelenti, hogy kevesebbet kell költeni olyan dolgokra, mint a repülőjegyek, a szállás, az étkezés és a vendéglátás. Ez olyan pénz, amelyet ehelyett vissza lehet fektetni a szervezetbe kutatási és fejlesztési, munkaerő-felvételi, személyes fejlődési és erőforrás-fejlesztési célokra.

2. Jobb hozzáférés minden alkalmazott számára, hogy kapcsolatba lépjenek az ügyfelekkel és kollégákkal más helyeken
Míg a virtuális találkozók kihagyhatják a kisebb, személyes találkozók intimitását és termelékenységét, lehetővé teszik az ötletek megosztását szélesebb közönség körében, növelve a részvételt és a hozzájárulást.

A vezeték nélküli megosztási eszközök, mint például a Broadcast, azt jelentik, hogy az előadók megoszthatják képernyőjüket minden résztvevő eszközével, helytől függetlenül.

3. Befogadóbb munkahelyek azoknak, akik nem tudnak utazni
A virtuális találkozók mindenki számára elérhetőbbek, akiknek ott kell lenniük – akár otthonról, akár másik országból csatlakoznak. Ez növeli azok részvételét, akik utazási korlátozásokat tapasztalhatnak például rossz egészségi állapot, gyermekgondozás, pénzügyi korlátok vagy mozgáskorlátozottság miatt. A globalizált munkaerővel rendelkező vállalatok számára pedig a jó virtuális megbeszélésekre vonatkozó politika összehangolja a kommunikációt, és megkönnyíti a csapatok közötti integrációt.

4. Környezetbarát
Nem titok, hogy az utazás, különösen a légi közlekedés, a globális CO2-kibocsátás egyik jelentős tényezője. Ha utazás helyett virtuális találkozót tartunk, az proaktív módszer a vállalat szénlábnyomának csökkentésére. Ez jelentős módja annak, hogy az üzleti gyakorlatokat általánosságban fenntarthatóbbá tegyük.

Mik a virtuális találkozók hátrányai?

1. Kevesebb személyes kapcsolat az ügyfelekkel és kollégákkal
Bármennyire is szeretünk futónadrágot viselni a virtuális csapattalálkozókon, a videohívások nehezen tudják utánozni a személyes találkozások gazdagságát. Az emberek mindössze 16%-a számolt be arról, hogy szeretne végleg elbúcsúzni az irodától. Miért? Mert mindannyian függünk a másokkal való interakcióktól, és boldogulunk attól – legyen az együttműködési vagy társadalmi célú.

A vállalatoknak meg kell találniuk a módját annak biztosítására, hogy a csapatok és az ügyfelek lehetőséget kapjanak a jó kapcsolatok kiépítésére – ez azt jelentheti, hogy továbbra is tartanak alkalmanként személyes találkozókat, vagy meghatározott időpontokat kell beütemezni a közösségi hívásokra.

2. Nehéz megszervezni
A segítők számára a virtuális értekezletek kezelése nehézkesnek bizonyulhat, mivel nem támaszkodhat arra, hogy mindenki hozzáférjen ugyanahhoz a találkozótechnológiához vagy fizikai erőforrásokhoz. A távoli csapatmunka szakértői gyakran javasolják ennek a szabálynak az elfogadását: ha valaki virtuális, mindenki virtuális; Ez azt jelenti, hogy a távoli résztvevőkkel folytatott találkozókat teljes egészében át kell helyezni a virtuális találkozótérbe.

3. Technikai nehézségek
A technológiai kérdések – legyen szó audio-, kép- vagy internetkapcsolatokról – alattomosak, ha hibrid találkozókról van szó. Időt vesznek el, rontják a tartalom hatását és csökkentik az elkötelezettséget.

A videokonferencia interoperabilitása szintén egy ehhez kapcsolódó probléma – nincs egyetlen egységes videoplatform, amelyet mindannyian használunk. És sok platform még mindig nem tud egymással kommunikálni (bár a Zoom és a Teams az év elején előrehaladt ebben a kérdésben). Ez azt jelenti, hogy támaszkodnia kell arra, hogy a résztvevők mindannyian ismerik az Ön által választott videoplatformot, vagy arra, hogy a tárgyalóterme fel van szerelve az általuk preferált platform kezelésére.

Ezt figyelembe vettük Launcher tárgyalótermi megoldásunk tervezésekor. A tárgyalóterem képernyőjére telepített Launcher segítségével könnyedén elindíthatja ütemezett hívásait egyetlen gombnyomással, bármilyen platformról is legyen szó. Webex, GoToMeeting, Teams, Zoom, BlueJeans...A Launcher az Ön által használt eszközökkel működik.

4. Kevésbé vonzó az utazni vágyó egyének számára
Az állásinterjún a jelöltek gyakran felteszik az utazási lehetőségek kérdését. Sokak számára, különösen a diplomások számára, a lehetőség, hogy új városokat és helyeket látogassanak meg, izgalmas előnyt jelent bizonyos cégeknél való munkavégzés során. Előfordulhat, hogy a szervezeteknek új módszereket kell találniuk a jelöltek munkahelyre csábítására, és olyan lenyűgöző munkahelyi kultúrát kell kialakítaniuk, amely nem foglalja magában az utazást.

Hogyan helyettesíthetik a cégek az üzleti utazást?

1. Használja ki a virtuális konferenciatereket
Ahogyan az oktatási és szórakoztatóipar is megtalálta a módját a szekciók online lebonyolításának, úgy fogunk látni, hogy a cégek „virtuális” konferenciatereket kínálnak nagyobb találkozókhoz és rendezvényekhez.

2. Fektessen be hibrid tárgyalóterekbe
Egy tárgyalóasztal néhány székkel már nem fogja megvágni, ha a leendő irodáról van szó. Mivel kevesebb az üzleti utazás, és több alkalmazott választja az otthoni munkavégzést az idő legalább egy részében, a tárgyalótereket fel kell szerelni a hibrid találkozók megkönnyítésére.

A Launcher tárgyalóterem-megoldás interfészként működik a tárgyalóterem megjelenítéséhez. A Launcher telepítésével az alkalmazottak bármelyik tárgyalóba besétálhatnak, és azonnal indíthatnak videohívásokat, naptárakat és alkalmazásokat. A résztvevők személyes eszközeiken keresztül is bejelentkezhetnek a Launcher mobilalkalmazás segítségével – a 365-ös és Google-fiókokkal való integráció megkönnyíti a videohívások, naptárak és tartalmak elérését bármely képernyőn, bármely helyiségben.